A seleção de fornecedores é uma das mais importantes etapas na construção de um negócio de sucesso. Confira tudo sobre o assunto.
A seleção de fornecedores sempre foi importante, mas nunca como na atualidade. No cenário atual, é muito difícil desenvolver uma operação de excelência — eficaz em entregar um valor superior para os clientes —, sem apoio e envolvimento desses importantes parceiros. Por isso, sempre foi uma das que mais exigem cuidado e atenção, mas nunca tanto como na atualidade.
No cenário atual, é crucial desenvolver uma operação de excelência, que seja eficaz e ao mesmo tempo entregue o melhor valor para os clientes, com o melhor custo-benefício para o empreendedor. Isso, sem apoio e envolvimento de importantes parceiros, é muito difícil.
A atividade empreendedora é hoje muito mais sofisticada e, antes de tudo, implica em compreender que a atividade produtiva ocorre em cadeia, e não apenas isolada em cada negócio. Assim, todas as relações entre os distintos setores se tornam essenciais para o seu negócio, necessitando ser harmonizadas.
No entanto, essa compreensão não é suficiente. O verdadeiro desafio está em criar um alto nível de sinergia entre os agentes dessa cadeia, especialmente com os nossos fornecedores.
Só obteremos o sucesso desejado em nossos negócios através de uma seleção adequada e cuidadosa de nossos fornecedores e parceiros. Afinal, é muito mais fácil conseguir um bom alinhamento a partir de uma compatibilidade prévia e seleção criteriosa.
Então, conheça os critérios que selecionamos como prioritários nessa tarefa!
Por que a seleção de fornecedores é importante?
Antes de tratar propriamente dos critérios, vamos nos deter por mais algumas linhas sobre a importância da seleção de fornecedores. Essa é uma reflexão pertinente e que você deve fazer continuamente. Isso porque, compreender os motivos dessa relevância ajuda a determinar a prioridade de cada critério.
Para começo de conversa, essa é uma tarefa de suma importância, mas que não se limita à “simples” seleção de fornecedores e acabou. Você deve fazer continuamente essa seleção e avaliar os fornecedores escolhidos constantemente. Isso porque, compreender os motivos dessa relevância ajuda a determinar a prioridade de cada critério.
Ou seja, se concluímos, por exemplo, que a seleção é importante para garantir o cumprimento de prazos, deduzimos automaticamente que o comprometimento e a capacidade do fornecedor de atender essas necessidades devem estar entre os pontos considerados como essenciais.
Além do aspecto essencial que citamos na introdução, considere também que existe uma enorme distância entre o processo de negociação e o de seleção. Por mais que um fornecedor nos pareça comprometido, adequado e com uma boa proposta de negócio, a negociação pode ser mais focada na obtenção de uma condição favorável quando os fornecedores foram previamente selecionados.
Por mais que um fornecedor nos pareça comprometido, adequado e com uma boa proposta de negócio, a negociação pode ser mais focada na obtenção de uma condição favorável quando os fornecedores foram previamente selecionados.
Em outras palavras, no momento da compra, você não precisa se preocupar em deduzir se o fornecedor está em condições de honrar sua promessa, pois já fez isso antes.
A seleção fornece informações precisas sobre o grau de confiabilidade de cada fornecedor, permitindo que o departamento de compras faça a sua opção com a segurança de baseá-la em fatos, no lugar de impressões.
Mas e quais os critérios principais da seleção de fornecedores? Agora sim, vamos conferir os principais.
Quais os 10 critérios principais da seleção de fornecedores?
1. Histórico da empresa no mercado
Esse é um dos critérios mais importantes de seleção, pois fornece informações de desempenho com base em fatos perfeitamente verificáveis.
Se um determinado fornecedor pode comprovar que atendeu empresas semelhantes a sua, com eficiência e qualidade, é justo supor que ela está em condições de fazer o mesmo no seu caso, e de maneira contínua.
Isso não significa que você deva negar uma chance para empresas novas no mercado, muito ao contrário. Especialmente quando elas oferecem serviços inovadores.
Contudo, você deve conduzir essa experiência com a cautela devida na hora de escolher um novo ator no mercado. O ideal, por exemplo, é fazer um teste com pedidos menores em um primeiro momento. Além disso, os critérios funcionam melhor quando usados de forma combinada.
Desse ponto de vista, um histórico pequeno pode ser compensado por um alto grau de inovação, pela comprovação da capacidade produtiva e da capacidade financeira, e pela disposição dos fornecedores de mostrarem um bom serviço e garantir qualidade, por exemplo.
2. Saúde financeira do fornecedor
Por melhor que nos pareça um fornecedor, ele pode ter dificuldades de cumprir seus compromissos, se estiver com dificuldades de caixa. Problemas pontuais podem atingir qualquer empresa, mas um histórico contínuo de dívidas e atrasos compromete o seu funcionamento e se agrava com o tempo, isto fatalmente irá respingar na capacidade da sua empresa de fornecer seus serviços e produtos adequadamente.
Por isso, esse é um critério que precisa ser monitorado continuamente, mas que é especialmente importante no momento de seleção. A consulta é simples e, em razão disso, esse é um critério bastante objetivo — o que é sempre uma vantagem.
3. Capacidade produtiva
Uma empresa com excelente qualidade, mas pouca capacidade produtiva pode ser uma ótima parceira no fornecimento de matéria prima e insumos para produtos com baixa demanda, mas pode comprometer seus prazos e sua receita, no caso dos que têm alta rotatividade.
Poucos problemas são mais prejudiciais do que a produção parada por atrasos de entrega e itens em falta. Por isso, é fundamental que investigue a capacidade de entrega de acordo com as suas demandas de quantidade e prazo.
4. Logística e localização
A localização é um outro fator de extrema importância na seleção de seus fornecedores. É um critério que impacta diretamente no tempo de entrega, transporte e custos logísticos.
Escolher um fornecedor que esteja próximo e que tenha um estoque no mesmo local onde você opera seus negócios deve facilitar bastante sua cadeia produtiva.
Especialmente se você tiver uma demanda que escape do planejamento inicial e demande um fornecimento com maior rapidez e, ao mesmo tempo, segurança.
Contudo, isto nem sempre é possível e, às vezes, sua empresa precisa de um produto específico, que pode ser importado de outras cidades, estados e até países.
Então, é necessário observar a logística de fornecimento da empresa que você pretende firmar parceria.
Existem diversos fatores que podem alterar o custo e tempo de entrega dos produtos que você necessita. É preciso pensar na forma de entrega, se o fornecedor tem frota própria ou usa transportadora terceirizada, e se terá tributação extra em cima da importação dos produtos.
5. Nível de adoção de boas práticas
A qualidade é outro requisito primordial. Dissemos o requisito porque esse critério deixou de ser um diferencial há muito tempo. Quem não tem qualidade está destinado a ficar fora do mercado.
Levantar indicadores sobre a qualidade dos produtos de cada fornecedor e investigar os resultados de implantação de programas de qualidade deve ser um critério eliminatório.
6. Competências em gestão da inovação
Não é muito fácil definir o que é uma empresa inovadora. A inovação só é comprovada quando ela é aceita pelo mercado. Antes disso, é apenas uma invenção. Mas, quando uma empresa tem propostas inovadoras resultando de uma política de gestão da inovação, é mais seguro que elas alcancem sucesso no mercado.
Isso significa que o seu critério para medir o quanto um fornecedor é inovador é mais seguro quando identifica que ele aplica uma metodologia testada que favoreça a inovação. Ou seja, não bastam boas ideias.
7. Custos e flexibilidade
O preço é sempre um critério importante. Afinal, influencia diretamente na sua competitividade, uma vez que impacta nos seus custos e, consequentemente, no seu preço final.
Mas o critério de preço é mais valioso quando avaliado considerando todos os custos indiretos. Um fornecedor geograficamente distante, por exemplo, costuma significar um frete mais alto. Do mesmo modo, a flexibilidade de negociação faz bastante diferença, especialmente nos momentos em que a empresa implanta novos projetos e produtos, que precisam ser testados no mercado antes de proporcionar lucros — inclusive para o fornecedor.
8. Riscos
Toda empresa deve levar em consideração os riscos inerentes ao seu negócio. Mas, assim como você faz na sua própria operação, seus fornecedores também devem trabalhar ativamente para minimizá-los em toda a cadeia de suprimentos.
Para tanto, a revisão de métricas de desempenho, atrasos gerais, tempo médio de resposta e ações corretivas, são ferramentas cruciais para desenvolver uma avaliação quantitativa confiável dos riscos apresentados pelo fornecedor em questão.
9. Comunicação
A comunicação é um dos elementos mais importantes para certificar uma relação de trabalho de sucesso com o seu fornecedor.
Seja no briefing inicial, no feedback, reuniões, e na acessibilidade em termos de contato imediato, seu fornecedor deve se comunicar aberta e regularmente e ter diversos setores abertos para suas demandas de caráter emergencial.
A empresa deve ser comprometida com a comunicação e a colaboração, e elaborar planos para a prática da comunicação em uma eventual crises.
10. Adaptabilidade
Muitas vezes, você precisará alterar os seus pedidos. E, muito embora você também tenha a obrigação de cumprir com os acordos e contratos assinados, com penalizações pesadas para alterações em pedidos, talvez eles não sejam a melhor escolha para você e seus negócios.
Fornecedores devem ser flexíveis (até certo ponto), ajudando você a responder rapidamente às mudanças nas demandas de clientes, solucionando emergências repentinas e criando soluções para crises de estoque.
Como montar um cadastro de fornecedores?
Todos esses critérios só podem ser aplicados na prática e em toda a sua utilidade se as informações sobre a seleção estiverem organizadas e forem: confiáveis e acessíveis. Em razão disso, você precisa de um bom cadastro para se beneficiar ao máximo da seleção.
Algumas classes de dados de cadastro são indispensáveis, como:
- os cadastrais: CNPJ, endereço etc.;
- os de histórico: pedidos, devoluções, valores, descontos etc.;
- os de seleção: sobre o atendimento de critérios.
Contudo, o mais importante do seu cadastro é garantir que esses dados permaneçam seguros e acessíveis. Se você precisar fazer um levantamento a cada vez que precisa de informação, vai comprometer a produtividade do departamento de compras e limitar o seu acesso à informação.
Por isso, o ideal é utilizar a tecnologia para automatizar esses levantamentos e, desse modo, fazer com que o cadastro trabalhe a seu favor, e não o contrário. Deixar de investir em um bom sistema de gestão de fornecedores é prejuízo certo.
Para concluir, vale mencionar que esse processo é facilitado com a adoção de critérios objetivos como os que citamos para você, mas isso não significa que você deva ignorar aqueles mais subjetivos, como o alinhamento de propósito e de valores.
Isso porque, mesmo que você possa definir medidas para se proteger em relação à adoção de certos valores por parte do fornecedor, aqueles que você considera inaceitáveis, o relacionamento fica muito mais fácil quando você não precisa se preocupar demasiadamente com isso e pode focar em questões mais importantes para a melhor seleção de fornecedores.
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