Gestão de documentos: como um sistema pode ajudar a empresa?

A gestão de documentos é uma atividade que gera ótimos ganhos de desempenho operacional, lucratividade e agilidade. Na atualidade, é até difícil pensar em uma empresa que não se dedique a essa tarefa como forma de valorizar as informações que tem registradas em seus documentos.

As empresas de hoje em dia são negócios de conhecimento e informação, algo com tendência de se reforçar no futuro próximo. Então, continue a leitura e saiba como essa prática pode aumentar sua lucratividade e melhorar os processos internos.

Qual a importância da gestão de documentos?

O primeiro fator que você deve considerar é a organização. Em uma empresa organizada, os processos fluem melhor e os colaboradores perdem menos tempo resolvendo problemas. Obviamente, são vários os fatores que influenciam essa eficiência operacional, como qualificação da equipe, estrutura física e um bom planejamento.

Desse ponto de vista, a gestão de documentos é um conjunto de ações que visa a boa guarda de informações documentais e a otimização dos processos envolvidos. Por isso, esse gerenciamento serve de base para a operação organizada, eficiente, ágil e segura.

Na atualidade, a digitalização é o processo que permite o uso efetivo da informação, que assumiu um valor inestimável para as organizações modernas. Por exemplo, muitas tarefas podem ser automatizadas hoje em dia, mas isso é impossível sem o uso de dados.

Não existe ação de otimização que não passe pela coleta e pela gestão dessas informações, o que ocorre em todas as áreas das empresas. Isso permite desenvolver serviços melhores e usar métricas e indicadores para encontrar gargalos e melhorar continuamente.

Além disso, existe uma demanda cada vez maior pela segurança no armazenamento de dados. Por esse motivo, a gestão de documentos se tornou indispensável. Contudo, não é apenas por necessidade que devemos dar atenção para essa importância, pois existem ganhos práticos que justificam a adoção dessa prática com ótimo retorno sobre os investimentos feitos na área.

Como um sistema pode contribuir para o seu trabalho?

Isso significa que o retorno sobre o investimento em um sistema de gestão de documentos é objetivo e determinado. O aumento de lucratividade proporcionado pela sua adoção pode ser percebido rapidamente após a sua implantação e, em pouco tempo, supera o investimento de recursos e de tempo dedicado. Então, confira nos tópicos abaixo como esse retorno se apresenta na prática.

Redução de custos

Impressões de documentos, compra de papéis, baixa produtividade, retrabalho e perda de documentos custam dinheiro. Um sistema de gestão armazena esses documentos eletronicamente e elimina a necessidade de guarda física quando não existe exigência legal.

Em um futuro próximo, é esperado que muitas mais dessas exigências caiam em desuso, como aconteceu com o fim da obrigatoriedade de autenticação e reconhecimento de firma para apresentação em instituições públicas.

Mesmo antes dessa ampliação, o aumento de lucratividade já ocorre de forma significativa. Inclusive, todos os benefícios listados abaixo refletem em redução de custos, seja diretamente, como no caso dos gastos com papel, ou em decorrência do aumento de eficiência, como no caso do aumento de produtividade.

Economia de espaço

Até mesmo a economia de espaço contribui para isso. Afinal, ele não sai de graça e influencia o gasto com energia, limpeza, manutenção, impostos prediais e outros. Não raramente, o crescimento das vendas faz com que o tamanho da empresa fique pequeno e, antes que seja possível uma mudança, acarreta vários problemas.

Com a digitalização, os documentos ocupam espaço em um servidor e não o físico. Ao mesmo tempo, isso permite acesso e compartilhamento mais facilitado, mas detalharemos isso nos tópicos abaixo.

Acesso fácil

A transformação digital está mudando o nosso modo de vida. Quase tudo o que precisamos é necessário para ontem, com se diz popularmente. Com o uso de notebook, smartphones e tablets, permanecemos online durante todo o tempo.

Documentos eletrônicos são mais fáceis de acessar de onde estivermos. Mas mesmo na empresa, a pesquisa e consulta fica mais fácil, ágil e precisa. Além disso, documentos eletrônicos não caem debaixo da mesa, nem são jogados fora por engano.

Segurança de dados

A segurança de dados é outro tema de enorme relevância. Aliás, é um dos mais comentados e discutidos no setor de tecnologia. Com o desenvolvimento de recursos tecnológicos, aumento exponencial da base de dados e com a melhora de acesso é importante se manter vigilante em relação à segurança.

Um sistema elaborado para a guarda de documentos é infinitamente mais seguro do que improvisos com drives em nuvem, por exemplo. Além disso, imagine se algum acidente destruísse documentos importantes para o negócio. A recuperação pode ser muito mais difícil sem a digitalização.

Você pode argumentar que o armazenamento digital também tem esse risco. No entanto, os avanços que conseguimos nesse campo permitem desenvolver sistemas com alto nível de segurança, inclusive com redundância, ou seja, o armazenamento duplo é uma forma de garantir que uma informação eventualmente perdida esteja disponível em outro local.

Aumento de produtividade

Já mencionamos que essas melhorias geram impacto positivo na lucratividade. O mesmo ocorre com a produtividade. Com a possibilidade e facilidade de fazer pesquisas, consultas, envios e outros procedimentos a equipe gasta menos tempo para executar cada tarefa.

Esse ganho de produtividade permite que o time foque em outras tarefas mais estratégicas, dedique mais atenção para as atividades mais importantes e faça com que a empresa cresça sem necessidade de investimentos imediatos em estrutura.

Basicamente, produtividade é isso: fazer mais com menos. Em consequência, esse ganho de eficiência e o seu reflexo da lucratividade contribuem para a competitividade e para a saúde financeira do negócio.

Compartilhamento facilitado

Um documento eletrônico pode ser carregado e enviado por e-mail ou pode ser disponibilizado para consulta em uma plataforma, por exemplo. Além disso, em casos nos quais esse compartilhamento está padronizado no processo, pode até ser automatizado.

Na atualidade, esse é um fator determinante para melhorar a integração entre departamentos, parceiros e canais de atendimento ao cliente e, desse modo, atender as demandas dos clientes, parceiros e colaboradores.

Para concluir, vale ressaltar que esses ganhos proporcionados pela gestão de documentos dependem de um sistema de qualidade. Contudo, essa eficiência não é medida simplesmente com critérios objetivos. Afinal, um sistema é construído com base em uma excelência operacional que depende de talentos, com competências que permitam o bom uso das funcionalidades e dos recursos.

Mas esse tema não é para ser tratado em uma postagem. Entre em contato com nossa equipe para conhecer detalhes sobre o sistema que pode garantir os resultados que mencionamos.