Como a RFI pode melhorar seus processos de compra

Os processos de compra são comuns em qualquer empresa. Porém, algumas delas, notadamente grandes empresas, possuem necessidade de um processo de gestão de fornecedores mais estruturado, principalmente se os produtos e/ou serviços fornecidos por estes estiverem diretamente relacionados ao seu processo produtivo. Este processo estruturado é denominado SRM – Supplier Relationship Management (ou “Gestão de Relacionamento com Fornecedores”, em português), e consiste na sistematização das interações entre a empresa e seus fornecedores, tornando o processo de aquisições mais ágil, confiável e assertivo.

Um dos conceitos abordados pela Gestão de Relacionamento com Fornecedores é o processo de seleção de fornecedores, ou seja, de estabelecimento de critérios que definem que um determinado fornecedor está apto ou não para se tornar um fornecedor efetivo da sua empresa. E um processo de seleção normalmente é iniciado por uma RFI – Request for Information, uma expressão da língua inglesa utilizada na gestão da cadeia de suprimentos que significa “Solicitação de Informação”.

Uma RFI trata-se de um pedido de informações, ou seja, uma proposta ou questionário solicitado para um potencial fornecedor, de forma a coletar informações complementares ao seu cadastro, que podem variar desde informações organizacionais, de saúde financeira, até mesmo a respeito dos produtos e serviços que este possui, caso seja necessário atender a uma demanda pontual empresa. Essas informações são utilizadas no processo de pré-qualificação do fornecedor, permitindo selecionar previamente alguns fornecedores de acordo com a sua capacidade de atendimento às necessidades da empresa, considerando-se esses critérios.

Empresas que utilizam softwares de gestão de fornecedores costumeiramente possuem a opção de gerar essas requisições eletronicamente, solicitando estas informações aos fornecedores presentes em seu banco de dados, sem a necessidade de comunicação por e-mail e/ou telefone. Dentre os principais benefícios de se utilizar RFIs automatizadas em seu processo de compra, podemos destacar:

a) Otimização de tempo e custos operacionais: a utilização de uma RFI derivada de um sistema de informação elimina a necessidade de ligações e envio de formulários e/ou planilhas impressas ao fornecedor. A empresa fica responsável por criar o questionário e seus respectivos critérios, e enviá-lo ao fornecedor através do próprio sistema, enquanto que o próprio fornecedor é responsável por informar as respostas;

b) Assertividade na seleção de fornecedores: quando as RFIs são elaboradas a partir de perguntas e critérios claros, o sistema de informação é capaz de avaliar, a partir das respostas do fornecedor, se ele está adequado ou não às necessidades de compra da empresa;

c) Segurança nos processos de aquisição: após a resposta da RFI, é possível manter um banco de dados de fornecedores identificados e homologados, qualificando-os para a participação em um processo de compra, e convidando-os enviar uma RFQ – uma outra expressão no processo de aquisição, que significa Request for Quotation, ou Solicitação de Cotação, quando já se tem conhecimento do que se deseja adquirir.

O EFCAZ possui a funcionalidade de RFI – Solicitação de Informação customizável, ou seja, permite às empresas criarem formulários de RFI específicos ou a partir de modelos pré-definidos, enviando-os para que os fornecedores respondam. A partir dos critérios informados na avaliação e das respostas dos fornecedores, é possível definir se o fornecedor está adequado ou não para se tornar um fornecedor da sua empresa. Para saber mais, solicite uma demonstração aqui .

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