Lei de assinaturas eletrônicas: Certamente você já ouviu falar dela e hoje são um grande diferencial na vida de empresas e pessoas.
Com a virada do século nos anos 2000, os meios digitais e a tecnologia integraram as empresas como nunca antes. Eles transformaram não só as relações de trabalho, mas a eficiência e a agilidade nas comunicações. Reflexo dessas mudanças é a chamada ESIGN, a lei estado-unidense de assinaturas eletrônicas que no dia 30 de junho completará 21 anos de existência.
O objetivo dessa lei foi regulamentar, em nível nacional e global, o uso da tecnologia que permite que uma assinatura seja feita eletronicamente e não presencialmente, à mão, com papel e caneta. A ESIGN reconheceu a legalidade e legitimidade da assinatura eletrônica nas transações comerciais, estipulando a concordância entre as partes envolvidas no uso do recurso, além de estabelecer padrões de uniformidade.
Neste artigo você vai entender melhor como funcionam as assinaturas eletrônicas, a importância desse recurso no contexto de pandemia no Brasil e porque é um recurso seguro e transparente que ajuda as dinâmicas empresariais.
A pandemia, a ascensão do home office e o crescimento das assinaturas eletrônicas
Vinte e um anos após a instituição da lei ESIGN, o momento não poderia ser mais oportuno para tratar da importância dos meios digitais e das assinaturas eletrônicas na vida econômica. Afinal, a prática que mais se popularizou no último ano foi a do home office, o trabalho feito remotamente, na própria casa.
Com a pandemia de covid-19, o home office se tornou a estratégia mais eficiente e mobilizada em escala mundial para manter o mercado e a economia ativos e, ao mesmo tempo, respeitar as medidas de isolamento e distanciamento social que protegem do vírus. Mas, como sabemos, o home office e a resolução de problemas à distância tem seus percalços. A necessidade constante de assinaturas e do lido de documentos é um deles.
A impossibilidade de circulação e a necessidade de distanciamento criou um novo contexto social que vem, assim como ocorreu no início dos anos 2000, reformulando a relevância dos meios digitais nas nossas vidas, nas relações de trabalho e também nas relações com as tecnologias e na maneira de fazer negócios.
É de se imaginar que, nesse momento, a busca pelo recurso das assinaturas eletrônicas cresceu e se tornou uma pauta mais que relevante para as empresas e instituições financeiras, já que muitas vezes elas são condição para efetivação de um negócio.
As assinatura eletrônica no Brasil e a lei de assinaturas eletrônicas
A fim de aprimorar o uso da assinatura eletrônica, aqui no Brasil, em setembro do ano passado, a Lei 14.063/20 foi sancionada. Essa lei regula a ampliação do uso da assinatura eletrônica, que foi dividida em dois tipos: a simples e a avançada.
A assinatura eletrônica do tipo simples passa a ser aceita em casos que não contém informação sigilosa, como para atendimentos de consulta médica e marcação de perícia. Já a assinatura eletrônica avançada fica destinada aos documentos que contém informação sigilosa, abrangendo a abertura ou fechamento de empresas.
No caso das assinaturas eletrônicas utilizadas especificamente pelos órgãos públicos ficou mantida a regra de assinatura qualificada. Isso quer dizer que elas precisam de um certificado digital no padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), o qual é validado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), um órgão vinculado à Casa Civil. Essa regra cabível aos órgãos públicos foi estendida às empresas micro, pequenas e grandes para a emissão de suas notas fiscais. Para as pessoas físicas e MEIs o uso da assinatura eletrônica qualificada é apenas opcional.
Segurança e Transparência
Mesmo com as regulamentações, às vezes fica a dúvida se essa é uma tecnologia segura. A assinatura funciona como uma parte da nossa identidade no mundo social, ela permeia os documentos, burocracias e relações institucionais que temos que travar diariamente. Então, vale ressaltar que a assinatura eletrônica não é, simplesmente, fazer a digitalização da sua assinatura. Ela é feita com um software que deve utilizar padrão DTM, Digital Transaction Management.
Isso torna a assinatura eletrônica até mais segura do que aquela feita à mão. No meio digital, essa assinatura será relacionada e associada com outros dados comprobatórios – como fotos, IPs, informações geográficas -, tornando a verificação mais simples e garantindo transparência. Além disso, por meio do software é possível que notificações e alertas de risco sejam dados em vista da possibilidade de fraude ou quando há problema na conformidade dos documentos e contratos.
Além da segurança e transparência, a assinatura eletrônica traz outros benefícios. Destacamos alguns para você.
Velocidade das transações
Não é preciso lidar com pilhas de papéis e ficar suscetível ao erro humano, já que a automatização possui mecanismos de verificação e conformidade. O tempo é otimizado e em um mundo em que a velocidade da transação pode fazer a diferença nos resultados, a assinatura eletrônica é uma mão na roda, especialmente se você precisa lidar com centenas de documentos e assinaturas diariamente.
Armazenamento
O mesmo vale para o armazenamento: os documentos comprobatórios e os registros se tornam de muito mais fácil acesso e os arquivos ficam seguros de possíveis incidentes.
Redução de Custos
A redução de gastos é notada principalmente no tempo, já que os profissionais envolvidos com a papelada em qualquer fase dos processos conseguem desempenhar suas atividades de modo mais eficiente e ágil, sem contar a diminuição de recursos como papel e caneta, transporte, espaço e manutenção dos arquivos. Como a possibilidade de erro humano é reduzida, também há diminuição de gastos com incidentes e, por consequência, para solucioná-los
É importante que a empresa sempre procure por plataformas seguras que ofereçam o serviço seguindo os parâmetros convencionados pela ESIGN e pela legislação brasileira, sempre em acordo com as necessidades do tipo de assinatura eletrônica que você precisa.
Para saber mais, conheça a nossa plataforma de assinaturas eletrônicas. Para simplificar ainda mais sua vida, a EFCAZ CLM torna possível que você assine por e-mail, aplicativo e até mesmo no WhatsApp.
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