A gestão de risco na relação com fornecedores minimiza alguns problemas significativos nos processos de compra e recebimento dentro de uma empresa. Ela evita, por exemplo, inconvenientes resultantes de incapacidade de atender a demanda existente, ineficiência na entrega, preços de compra elevados e dificuldades de solução de eventuais problemas.
A médio e longo prazo, a falta de atenção com os detalhes que envolvem a relação com fornecedores também pode diminuir a competitividade e a satisfação dos clientes, uma vez que tem influência na entrega de uma boa experiência de compra.
Por isso, continue a leitura e confira ganhos e dicas sobre a execução de uma boa gestão dos processos envolvidos.
Definição da gestão de risco na relação com fornecedores
Para começar, vamos descrever o termo central desta postagem. Trata-se de um trabalho preventivo em que a empresa elabora cenários possíveis e desenvolve práticas e processos que busquem evitar perdas. A atividade envolve os vários departamentos nos quais esses riscos se apresentam, como o de compras, o financeiro e o jurídico, com objetivo de garantir entregáveis no tempo certo.
A comunicação eficiente está entre as chaves dessa relação. Nesse processo, é fundamental estabelecer um canal que permita transmitir de forma objetiva, clara e concreta o que uma parte espera da outra e os aspectos que precisam ser melhorados.
Benefícios e importância da gestão de risco
Além da vantagem evidente de diminuir desperdícios, há um maior alinhamento estratégico do negócio. Quando a empresa compradora e os seus fornecedores se envolvem na gestão de risco, elas estabelecem mais sinergia em seus processos conjuntos e complementares e, desse modo, conseguem focar seus esforços na busca dos objetivos estratégicos.
Também podemos identificar alguns benefícios mais pontuais, como:
- redução de problemas em processos, produtos e qualidade;
- redução e eliminação de falhas;
- aumento do grau de excelência operacional;
- maior assertividade de prazos;
- melhora da previsibilidade orçamentária.
Dicas para realizar a gestão de riscos
O crescente aumento da complexidade das relações entre empresas e seus fornecedores desafia a gestão de riscos. Por isso, vários especialistas têm se dedicado à elaboração de boas práticas. Conheça algumas delas.
Manter um bom registro de fornecedores e parceiros
As relações de parceria precisam ser tratadas como um patrimônio do negócio. Em decorrência disso, é indicado manter uma lista com todos os seus fornecedores relacionando o perfil de cada um e suas linhas de negócio. Para que sejam úteis, essas informações precisam ter sido confirmadas.
Atribuir riscos para cada fornecedor
Os perfis dos fornecedores devem incluir o registro dos riscos aos quais sua empresa está sujeita na relação com cada um deles. Isso vai permitir, inclusive, que os classifique em categorias de risco (baixo, alto e médio).
Essa ação também é fundamental para estabelecer os pontos em que gostaria que cada um melhorasse e, com empatia, objetividade e sensibilidade, informá-los. Um bom fornecedor irá valorizar essa prática, pois sabe que ela ajuda a melhorar.
Realizar avaliações periódicas dos fornecedores
Essa classificação precisa ser revisada periodicamente, pois as empresas melhoram o seu desempenho e, de outro lado, passam por dificuldades momentâneas. Entre os pontos que você deve considerar, estão:
- cumprimento dos prazos de entrega;
- disponibilidade e variedade de oferta de produtos e serviços;
- flexibilidade de regras de negociação;
- condições de precificação;
- confiabilidade da empresa;
- solidez do negócio;
- tecnologias utilizadas;
- certificações;
- experiência e conhecimento técnico.
Elaborar processos de governança
Da mesma forma que um negócio precisa definir processos para recebimento de mercadorias, por exemplo, também deve elaborar os relativos à gestão de risco. É fundamental definir quem é o responsável e como responder a problemas de acordo com a linha de negócio a que cada fornecedor está associado.
Estabelecer regras de compliance
A compliance vem ganhando espaço no cenário corporativo. Ela consiste em um conjunto de procedimentos e de definição de regras com objetivo da fazer cumprir normas legais e de regulamentação. Quando um determinado fornecedor não faz a sua parte nessa área, sua empresa sofre consequências e, em alguns casos, pode ser responsabilizada juridicamente como responsável solidária.
Considerando a repercussão que algumas dessas ocorrências podem ter nas redes sociais, por exemplo, esse risco pode assumir proporções significativas e precisa ser monitorado.
Documentar todas as ações e negócios com fornecedores
Como você já deve ter observado na leitura até este ponto, a base da gestão de risco está na informação. Cada ação proposta e suas respectivas transações e negociações precisam estar registradas para garantir benefícios. Essa prática evita mal-entendidos, quando cada uma das partes pensa ter combinado regras diferentes, e permite identificar os melhores fornecedores, os pontos críticos gerais, os relativos a cada parceiro e assim por diante.
Contudo, quando você não pode contar com a tecnologia adequada para armazenar esses dados, terá dificuldades de gerenciá-los e de garantir a segurança deles. Quando uma empresa usa processos manuais ou aplicações como planilhas e outros recursos não específicos, ela está fazendo o contrário à gestão de riscos, ou seja, aumentando-os.
Utilizar softwares para armazenar e monitorar informações
De outro lado, softwares específicos otimizam os processos de gestão de risco e são desenvolvidos com base em boas práticas da área. Desse modo, quando você implanta esse tipo de solução, adéqua vários procedimentos na própria implementação. Veja:
Escala e padrão
Desse modo, os processos se tornam escaláveis, permitindo o armazenamento de uma quantidade exponencialmente maior de avaliações e eventos diversos. Isso é fundamental para organizações com maior quantidade de fornecedores e de transações comerciais.
Ao mesmo tempo, como adiantamos, você estabelece um padrão nos processos de gestão de riscos. As informações ficam centralizadas e isso facilita a geração de relatórios e telas de consulta sintéticas e intuitivas, no lugar de precisar solicitar que alguém levante informações sobre um fornecedor cada vez que são necessárias, atrasando o processo.
Automação
A automação é outro ponto favorável. Além de agilizar processos, ela evita erros de digitação e de procedimentos. Consultas de certidões governamentais relativas ao CNPJ, por exemplo, podem ser automatizadas. Os softwares mais elaborados vão além da simples compilação de dados e são capazes de fazer a gestão de risco, compliance e a avaliação dos fornecedores.
Para concluir, a gestão de risco na relação com fornecedores não é apenas uma atividade de monitoramento. Como mencionamos, é fundamental estabelecer canais eficientes de comunicação e uma boa política de relacionamento com objetivo de aumentar a sinergia e, consequentemente, a eficácia operacional e competitiva da empresa.
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