Considerando a história da humanidade, percebe-se que os documentos são como passaportes para o conhecimento, passados de um lugar ao outro.
Documento, nesse sentido, é qualquer registro de informações, em qualquer formato ou suporte.
Ciências como a arqueologia e o arquivismo, permitem descobrir facetas incríveis da história ao acessar “documentos” em rochas, fósseis e desenhos em cavernas neolíticas.
Já em nossa civilização moderna, que usa há séculos o papel como maneira de guardar, relatar e arquivar informações importantes, encontramos uma abundância incrível de informação a ser organizada, classificada e gerida.
Neste artigo, focamos nos documentos empresariais e fiscais, buscando explicar como se tornaram o que são hoje em nosso mundo tecnológico. Vamos lá?
Os documentos e a burocracia
A palavra burocracia é utilizada, hoje em dia, de maneira crítica, para apontar a lentidão de processos estatais, por exemplo.
Apesar disso, ela tem origem na palavra francesa “bureau”, que significa nada menos do que escritório.
É nessa origem que podemos compreender a definição real da palavra burocracia. Ou seja, ela define os procedimentos documentais relativos ao funcionamento cotidiano de qualquer escritório, seja governamental ou empresarial.
A palavra, inventada no séc XVIII, têm a ver com a regulação e manutenção organizada do funcionamento de uma gestão. É claro que os excessos burocráticos podem levar a uma verdadeira morosidade, que atravanca processos e atrapalha avanços. Mas seu sentido original aplica-se apenas ao funcionamento organizado de um escritório.
Em uma empresa, a burocracia pode estar ligada à todas as áreas de ação. O setor de RH, com documentos trabalhistas e relações com funcionários. Setores de homologação e gestão de fornecedores. Setores de produtividade e setores administrativos. Esses são apenas alguns exemplos de áreas em qualquer empresa nas quais manusear documentos é essencial para a boa saúde dos negócios.
Principais documentos empresariais
Uma empresa precisa da circulação de uma série de documentos, todos os dias, para que suas atividades corram como o previsto. É dessa forma que uma informação pode passar de um setor ao outro, garantindo boa qualidade nos serviços da empresa.
- Alvará – é a ligação entre entre o Estado e empresa. Assim, determina-se que a empresa pode funcionar e que está regulada pela prefeitura.
- Circular – Documento utilizado cotidianamente em uma empresa para que haja comunicação entre setores. Transmite normas, ordens, avisos e comunicados.
- Memorando – Comunicação interna da empresa, ágil e rápida, deve ser simples.
- Relatórios – Documento utilizado para transmitir informações importantes a respeito de determinado projeto, decisão, atividade ou evento. Importante para a auto-reflexão e gestão da empresa.
- Regulamento – Conjunto de regras ou normas da empresa.
- Requerimento – Utilizado para solicitar informações para órgãos públicos ou privados.
- Contrato – Documento que registra o vínculo jurídico entre as empresas ou entre pessoas físicas.
Gestão de documentos: o poder da fluidez
Em uma empresa, como vimos, os documentos são essenciais. Porém, ao mesmo tempo, eles são totalmente diferentes uns dos outros e devem ser registrados e classificados de maneira devida.
Um dos grandes entraves para a gestão de documentos de uma empresa é, justamente, evitar que o excesso de documentos se transforme em uma montanha de material inutilizado.
Documentos possuem valores diferentes. Uma nota-fiscal, por exemplo, precisa ser guardada por um tempo, ao menos até que um produto seja entregue ou que uma compra seja totalmente consolidada. Já um contrato entre duas empresas, que envolve vários trâmites financeiros e jurídicos, deve ser armazenado e preservado ainda que a relação entre as empresas acabe.
Do mesmo modo, existem documentos privados ou públicos, secretos e até mesmo ultra secretos. A história do arquivismo passa pela classificação e gestão desse tipo de material.
Em uma empresa, a dificuldade para classificar e organizar esses documentos segundo um grau hierárquico pode significar lentidão nos processos, perda de agilidade e até mesmo fracasso na hora de garantir uma boa imagem com os consumidores.
Na história dos documentos de papel, muito já se passou quando a questão é encontrar formas de organização, acesso e gestão de documentos. No entanto, a Internet e a digitalização vieram para ficar. Entenda mais abaixo!
Digitalização de documentos: o que esperar da nova década
O mundo digital avança pleno e imparável em todas as áreas da ação humana. No mundo empresarial ele chegou para ficar.
No ramo de documentos, a digitalização e constituição de documentos totalmente virtuais começou a transformar totalmente o cenário das empresas. Isso significa que contratos pode ser fechados entre empresas distantes e até parcerias internacionais podem ser firmadas com o uso de assinaturas digitais.
No mesmo impulso, o armazenamento na nuvem está substituindo, em grande parte, os arquivos físicos e repletos de papéis. Isso significa economia de espaço e de dinheiro, além de uma pegada ambiental mais profunda, já que toneladas de papel deixaram de ocupar salas e mais salas em depósitos empresariais.
É claro que com a grande popularização da internet a competição ficou ainda mais acirrada. Nesse sentido, a eficácia e a fluidez de processos escritórios tornou-se uma peça essencial na competitividade de uma empresa.
É um fato que empresas capazes de gerenciar a sua burocracia de maneiras mais eficientes acabam oferecendo serviços e produtos de melhor qualidade para seus clientes.
Novas realidades exigem soluções inovadoras. É por isso que sistemas de gestão de documentos, contratos e arquivos, como o CLM (gestão de contratos) e o SRM (gestão de fornecedores) da EFCAZ, são essenciais para que empresas consolidadas consigam manter toda a sua documentação classificada, organizada e facilmente acessível.
Se você quer entender mais sobre o assunto, descumpra como fazer a conversão de documentos físicos para o digital ou aprofunde-se no tema da sustentabilidade e economia no escritório.
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