Gestão de Contratos

Sustentabilidade e economia no escritório: soluções para o mundo de hoje

Voltar | Por Efcaz 31/7/2019

Em um mundo repleto de paradoxos entre o crescimento econômico e o uso dos recursos naturais, o empreendedorismo segue de vento em popa.

Nesse contexto, duas pautas que podem ser vistas como contrastantes – economia e meio ambiente – começam a se unir, não apenas visando um compromisso para com o mundo em que vivemos, mas também refletindo nos impactos econômicos de práticas de escritório  que geram desperdícios.

Vivemos em um momento de ascendência tecnologia ímpar, que impulsiona a mentalidade das Startups – empresas de pequeno porte que buscam crescer rapidamente e oferecendo soluções inovadoras.

As Startups, hoje em dia, especializam-se nas mais diversas áreas de ação humana, mas sua raiz pode ser reconhecida nas gigantes tecnológicas que modificam a paisagem do empreendedorismo no séc. XXI. Estamos falando de Google, NuBank, Uber, Facebook, Tesla, Netflix. 

Uma das grandes características das Startups é oferecer soluções. Esses empreendimentos normalmente surgem com pouco capital, que precisa ser investido de maneira planejada e consciente. É apostar em uma ideia e, com isso, é preciso que cada centavo seja contabilizado, focado em planejamento e resultados. 

É a partir dessa mentalidade que a sustentabilidade pode fazer parte da maneira como as empresas se estruturam e também no cotidiano da empresa. 

Vamos compreender um pouco mais sobre isso?

Papel X Digital: a questão ecológica

Vamos pensar no cliché de um escritório. A primeira coisa que vem em mente é: papelada. 

Sim, nas mais variadas áreas, empresas utilizam papel para imprimir documentos, muitas vezes apenas para que sejam assinados, arquivados e, talvez, nunca mais acessados. Os papéis estão também relacionados a produção de boletos, contas, memorandos, recados e, basicamente, um sem número de atividades diárias, desde papel higiênico até envelopes e embrulhos. 

O papel é um instrumento tão comum em nossas vidas que podemos simplesmente esquecer da sua matéria prima essencial: árvores. Segundo pesquisas divulgadas pelo E-CSR (CSR and Sustainable Developments Media Platform), 40% da madeira industrial produzida no mundo é direcionada à produção de papel. 

Ainda que essa madeira seja produzida, em grande parte, por madeiras de reflorestamento, o dispêndio de água e nutrientes necessários para crescer novas árvores é enorme. De fato, a água é o recurso mais afetado na produção de papel, não apenas na irrigação mas no processo industrial de produção de papel – retirada da polpa da madeira, processo químicos para coloração, etc. 

fonte: http://blog.papelada.com.br/consumo-consciente/consumo-concsiente-papel/

Uma saída encontrada por diversas empresas – e também usada como propaganda de soluções green – é a transição do papel ao digital. Clientes e usuários ao redor do mundo recebem correspondências por email e arquivos importantes são gravados e compartilhados cada vez mais nos sistemas de armazenamento na nuvem. 

As empresas de papel participam do debate. Segundo sua visão a ideia de que a transição do papel para o digital como uma saída ecológica é infundada. Seu principal  argumento é falta de documentação e pesquisa dos impactos ambientais das novas tecnologias.

Afinal, além do impacto da produção de equipamentos eletrônicos, existe o uso de energia elétrica para manutenção de celulares, computadores e também dos servidores espalhados pelo mundo onde ficam os arquivos armazenados em nuvem. 

Apesar disso, podemos verificar em nossas próprias vidas que a transferência de atividades para o mundo digital é um caminho sem volta. As pessoas estão cada vez mais conectadas em seus gadgets e fazem tudo pela internet. Ainda que os impactos ambientais da tecnologia ainda não sejam documentados a fundo – por conta de serem novas tecnologias – não seria o caso de aproveitarmos a imersão inevitável nessas novas mídias para podermos diminuir os impactos tradicionais?

Vantagens econômicas da conversão para modelos eletrônicos

Apesar das questões ecológicas não gerarem uma solução final, o fator econômico é imprescindível quando tratamos de negócios. A mentalidade das startups, abordada acima, tem impacto não apenas nas soluções que essas empresas oferecem ao mundo, mas especialmente pela forma de organização interna das atividades da equipe.

Os gastos em escritório não estão apenas relacionados ao custo das folhas de papel, mas também com a manutenção de impressoras, uso de tintas e armazenamento de documentos. Pesquisas recentes demonstram que apenas um funcionário pode gastar até 1000 folhas de papel em um ano.

Isso significa não apenas gasto de dinheiro mas também desperdício de tempo. Muitos desses documentos são impressões erradas, folhas perdidas, rasuradas. Isso sem contar os riscos de segurança na área de impressão, como a possibilidade de um contrato, uma folha de pagamento ou comunicado, cair nas mãos erradas. 

Encontrar soluções para diminuir o abuso do uso de papel não é apenas uma questão ambiental, mas também uma forma de melhorar a gestão de contratos, compliances, documentação e economizar espaço, tempo e dinheiro. 

Soluções para uma empresa mais econômica e sustentável

Mesmo que exista uma conversão do papel ao digital em sua empresa, ainda assim algumas impressões serão necessárias. 

Uma forma de diminuir os gastos é promover uma conscientização do time quanto a necessidade de impressões. Muita papelada pode ser substituída por uma olhada na tela de um computador. Documentos e planejamentos podem ser compartilhados por meio de plataformas de trabalho interativas como o Trello ou mesmo o Google Drive. 

Além disso, a mesma conversa pode ser usada para conscientizar o pessoal a imprimir documentos nos dois lados da folha. Parece uma atitude pequena, mas isso significa uma economia de 50% a cada folha impressa. 

Para além dessas soluções práticas, você pode dar um passo adiante e otimizar toda a sua gestão de contratos, transferindo a papelada para o meio digital e adotando soluções, como assinaturas digitais, que facilitam a relação com fornecedores e clientes. 

Se você precisa de ajuda para colocar esse projeto em prática, existem empresas especializadas em ajudar nessa conversão. Um exemplo é a EFCAZ, uma startup brasileira que oferece soluções para empresas melhorarem sua dinâmica de compliance e gestão de contratos

Esse é um exemplo da mentalidade da inovação na área de gestão de contratos. Para além da economia de papel, o dispêndio de tempo e energia na organização e arquivamento de papelada pode diminuir significativamente por meio de serviços como painel de gerência e controle de vigências contratuais. 

Independentemente da área de sua empresa, o diferencial no mundo de hoje é conseguir conciliar várias frentes de atuação. Criar soluções para uma economia sustentável significa crescer melhor. Essa é a raiz de um desenvolvimento consciente.

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