Você sabe como ser mais eficiente na homologação de fornecedores?

Homologação de fornecedores consiste em procedimentos que habilitam uma empresa candidata a fornecer produtos e serviços para outra organização compradora.

Ao elaborar um processo de homologação, o negócio garante um padrão justo, equilibrado, eficiente e confiável, que evita imprevistos na cadeia de suprimentos e contribui para formar uma rede de fornecedores eficientes.

Assim, o empreendimento melhora sua vantagem competitiva e os resultados de produção, de qualidade e de lucratividade. Diante desses ganhos, vale a pena saber mais a respeito, não é mesmo? Então, confira!

Como funciona a homologação de fornecedores?

Para que seja eficiente, a homologação não pode funcionar com base em impressões, suposições ou características subjetivas. Por isso, ela opera a partir de critérios estabelecidos pelo comprador. É aconselhável que se verifique:

• os antecedentes do potencial fornecedor;
• a sua regularidade junto aos órgãos de licenciamento e regulação, quando for o caso;
• a qualificação técnica;
• a saúde financeira da empresa.

Se, por exemplo, o fornecedor estiver em grave situação financeira, será mais difícil para ele honrar os compromissos que assumir, pois podem faltar os recursos que ele necessita para entregar o que promete. Além disso, o processo de validação de um novo fornecedor pode ser dividido em 3 etapas básicas. Acompanhe!

Cadastro prévio

Trata-se do registro feito quando ocorre o primeiro contato entre o fornecedor e a sua empresa. Para essa etapa, um exemplo de como agilizar e facilitar o processo é quando o próprio fornecedor pode efetuar seu cadastro.

Isso ocorre por meio de uma funcionalidade de SRM ou Sistema de Gestão de Relacionamento com Fornecedores.

Homologação

Essa é a etapa que trata justamente do tema desta postagem. Ela busca garantir que o fornecedor atenda aos critérios de admissão estabelecidos pela empresa. Um bom trabalho, efetuado com base em características objetivas e mensuráveis, será determinante durante todo o período de relacionamento futuro.

Afinal, começar com o pé direito, como diz a cultura popular, é um fator de facilitação para a continuidade das interações entre a empresa e seus fornecedores.

Cadastro

É a finalização do processo de admissão e um novo fornecedor. O registro definitivo do fornecedor autorizado permitirá que sejam efetuadas as primeiras cotações e compras. Obviamente, o ideal é que o sistema controle quem pode ou não vender para a empresa, e que isso possa ser bloqueado e liberado no futuro, conforme a necessidade e o desempenho do fornecedor.

Como avaliar os fornecedores?

Já relacionamos acima os critérios gerais de homologação, mas podemos detalhá-los um pouco mais para que fique mais claro para você o que precisa ser atendido para validar um fornecedor.

Alguns deles podem ser mais difíceis de verificar antes das primeiras compras, mas nada impede que você consulte referências, especialmente quando se tratar de aspectos mais relevantes para o seu negócio. Então considere, por exemplo:

• pontualidade de entrega e respeito a prazos diversos;
• qualidade de produtos, matérias-primas e serviços prestados;
• competitividade de preço;
• variedade de ofertas;
• flexibilidade de negociação;
• comprometimento com a solução dos problemas vividos na cadeia;
• apoio técnico oferecido, quando for o caso;
• canais de comunicação disponibilizados;
• certificações apresentadas;
• premiações conquistadas.

Porém, a avaliação dos fornecedores depende de abordagens mais abrangentes e estratégicas também. Imagine que pode ser o caso de avaliar um fornecedor que tem pouca flexibilidade de negociação, pouca variedade de opções, prazos mais curtos de pagamento e outras dificuldades que normalmente o excluiriam como parceiro, mas que ofereça algumas vantagens tão significativas de outros aspectos que você precise considerá-lo.

Para atender essa necessidade é preciso adotar uma matriz de compras e municiá-la com informações relativas às categorias de análise estratégica, como as que serão mostradas abaixo!

Competitividade do fornecedor

Esse aspecto analisa a competitividade do fornecedor, o compara com os seus concorrentes, busca alternativas, eventuais substitutos disponíveis, e forma a permitir gerenciar sua rede.

Aspectos estratégicos

Um fornecedor com reserva ou monopólio de mercado tem importância diferente daquele que é menos crítico para o funcionamento da sua empresa. Outro detalhe determinante é quando o fornecedor entrega um valor agregado muito superior, principalmente quando ele é sentido pelo seu cliente.

Em ambos os casos estamos nos referindo a um fornecedor de muito poder, o que pode ser uma grande ameaça para o negócio, já que ele poderá se sentir a vontade para praticar preços abusivos, por exemplo.

Categoria da commodity

Nessa categoria é preciso avaliar se existe abundância de oferta do produto no mercado, ou se você tem limitações de compra. Seja como for, alguns fornecedores são mais críticos para sua atividade do que outros, e pode ser injustificável que se dedique a um gerenciamento mais complexo de fornecedores com baixa relevância e impacto no seu negócio.

Baixa na oferta

A matriz de compras também deve considerar se existe algum risco de queda de oferta, criação de monopólio de mercado, barreiras diversas e um valor estratégico considerado baixo.

Como ser eficiente na homologação de fornecedores?

Como notou, descrevemos critérios bastante objetivos e concretos até aqui, mas a eficiência na homologação e, principalmente, na continuidade das interações, também envolvem a consideração à dimensão humana.

O engajamento dos fornecedores é fundamental para alcançar a sinergia ideal para o fluxo ótimo da cadeia de suprimentos. Os parceiros precisam ser escolhidos, admitidos e monitorados com base na capacidade que demonstram de se unir na busca de soluções cada vez mais efetivas.

Além disso, a empresa deve se cercar dos recursos estruturais necessários à homologação. Algumas ações e tarefas repetitivas podem ser automatizadas e o registro seguro e acessível e todas as informações são variáveis importantes para o sucesso desse tipo de iniciativa.

Para concluir, a homologação de fornecedores usa critérios objetivos para garantir a aceitação dos melhores e mais estratégicos fornecedores, mas não é um processo que se encerra de forma definitiva. O relacionamento deverá ser monitorado e estimulado no sentido da busca de uma aproximação mais estreita e vantajosa para todos.