O departamento de compras concentra funções muito estratégias para um negócio. Afinal, é preciso garantir o controle, a organização e eficiência do fluxo de aquisições e do uso dos recursos financeiros. Nesse contexto, o follow up de compras tem um papel muito importante: assegurar que as táticas, os processos e as negociações corram conforme o esperado.
Se você ainda não conhece bem esse termo, sua função e como colocá-lo em prática, continue a leitura deste post e entenda como ele é fundamental para a tomada de decisão e o planejamento de compras do seu negócio. Acompanhe!
O que é o follow up de compras e qual é sua importância?
Follow up vem de uma expressão em inglês que significa “acompanhar”. Em compras, ele está ligado ao monitoramento dos pedidos feitos e à manutenção do relacionamento com fornecedores e parceiros. Assim, sua atribuição é fiscalizar todas as etapas envolvidas nessa atividade até que a entrega dos materiais seja feita.
Sua relevância é enorme, uma vez que com esse acompanhamento é possível estabelecer um fluxo contínuo e eficaz de aquisição e recebimento de mercadorias, evitando atrasos, avarias, falha no abastecimento — que resulta na falta de insumos para a produção —, entre outras questões.
Basicamente, existem dois tipos de follow up:
- preventivo: tem o intuito justamente de prevenir problemas e assegurar que os prazos e as condições de entrega sejam mantidos;
- corretivo: atua na correção de erros e na adoção de ajustes para impedir que falhas que já estão acontecendo se agravem e comprometam a operação.
Como fazê-lo com eficiência?
Agora que você entende como o follow up de compras funciona e sua importância para o bom funcionamento de um negócio, confira algumas dicas importantes para acertar nesse processo.
Conheça seu fornecedor e faça visitas periódicas
Pesquise bastante antes de firmar contrato com empresas fornecedoras. Cheque suas referências e sua imagem no mercado, preferindo firmar parcerias com aquelas que sejam de fato confiáveis. Uma vez estabelecida uma relação, visite seu fornecedor.
Conheça sua fábrica, instalações, infraestrutura e mão de obra e procure saber mais sobre seus processos, padrões de qualidade, certificações, armazenagem, produção, entre outros pontos.
Mantenha contato
O trabalho do follow up de compras envolve a manutenção da relação com fornecedores e o acompanhamento do status de um pedido. Logo, o profissional responsável deve ter um contato regular com essas fontes de suprimento, por meio de visitas, telefone ou até mesmo e-mail. É importante ficar atento a prazos e se informar sobre potenciais atrasos ou oportunidades de adiantamento de envios, por exemplo.
Conte com a tecnologia
O follow up de compras pode ser automatizado, bem como as demais etapas do setor de compras — por meio de softwares especializados. Sistemas capacitados permitem o acompanhamento, em poucos cliques, de todas as tarefas, desde a solicitação até a entrega, passando pela gestão de fornecedores, de estoque e pagamentos.
Dessa forma, essa ferramenta digital ajuda o gestor a administrar todos os procedimentos da área com mais eficácia, rapidez e segurança.
O follow up de compras é uma atividade crucial para otimizar os resultados das aquisições de um negócio. Além disso, ele colabora para que as negociações entre instituições e fornecedores sejam mais transparentes e embasadas em dados confiáveis. Por isso, aposte nessas dicas e incorpore essa prática para ter sempre o melhor custo-benefício nas suas requisições!
Estabeleça prioridades para o acompanhamento
Nem todos os pedidos apresentam o mesmo nível de urgência ou impacto para a operação. Por isso, o follow up de compras deve considerar a prioridade de cada aquisição.
Pedidos relacionados a insumos essenciais para a produção, materiais com prazo de entrega mais crítico ou compras de maior valor, por exemplo, podem exigir um acompanhamento mais frequente.
Uma boa prática é estabelecer critérios para definir quais pedidos precisam de atenção imediata e quais podem seguir um acompanhamento de rotina. Dessa forma, a equipe de compras consegue direcionar seus esforços para as situações que realmente podem gerar impactos no negócio.
Também é importante acompanhar indicadores como prazo médio de entrega, percentual de pedidos entregues no prazo, ocorrências durante o fornecimento e frequência de atrasos. Esses dados ajudam a identificar padrões e permitem agir antes que um problema comprometa o abastecimento.
Registre as informações e padronize o processo
Um follow up eficiente não deve depender apenas da memória ou de conversas isoladas entre compradores e fornecedores. Todas as informações relevantes precisam ser registradas e organizadas para que a equipe tenha uma visão clara da situação de cada pedido.
Datas previstas de entrega, alterações de prazo, pendências, ocorrências, contatos realizados e acordos estabelecidos são exemplos de informações que podem ser acompanhadas durante o processo.
A padronização também facilita a continuidade do trabalho. Caso outro profissional precise assumir determinado pedido, ele poderá consultar o histórico e entender rapidamente o que já foi tratado e quais são os próximos passos.
Com informações centralizadas e um processo definido, o setor de compras ganha mais controle sobre os pedidos e consegue identificar desvios com maior rapidez. O acompanhamento deixa de ser apenas uma cobrança ao fornecedor e passa a fazer parte da gestão estratégica do abastecimento.
Avaliação de Fornecedores
Um follow up eficiente começa antes mesmo de um pedido ser realizado. Conhecer a capacidade, a qualidade e a confiabilidade dos fornecedores é fundamental para reduzir riscos e construir relações comerciais mais consistentes.
Com uma boa avaliação de fornecedores, sua empresa pode contar com uma abordagem mais estruturada para analisar e acompanhar seus parceiros de negócio. Conheça a solução de Avaliação de Fornecedores da Efcaz e descubra como tornar esse processo mais organizado e eficiente.
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