O Controle de documentos e o ISO 9001

Voltar | Por Efcaz 22/1/2020

O ISO 9001 é um dos padrões de qualidade mais importantes em várias áreas da gestão de empresas. Conheça tudo sobre o assunto abaixo.

Um padrão como esse é de extrema importância para certificar que todos os procedimentos sejam feitos com o primor necessário.

Além disso, esse tipo de certificação é essencial para que exista transparência tanto para as empresas que formam parcerias quanto para os consumidores e usuários que assim podem confiar nas transações que fazem ao adquirem produtos ou serviços..

O ISO 9001 também aborda a questão dos documentos internos da empresa. Nesse artigo você entenderá um pouco como a gestão de qualidade também infere na manutenção de documentos como contratos e ordens de serviço, importantíssimos para a criação de um relacionamento saudável entre empresas, fornecedores e clientes.

O que diz o ISO 9001 a respeito do controle de documentos?

O ISO 9001 afirma que os documentos devem ser “legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis“.

Os(as) profissionais no ramo de arquivos e conservação de documentos trabalham há décadas para proporcionar que a papelada de uma empresa seja sempre facilmente acessível e não ceda à ação do tempo.

Apesar disso, esse trabalho, quando feito de maneira física, é bastante desafiador. Quanto maior e mais amplas as atividades da empresa, maior a necessidade de amplos espaços para armazenamento de arquivos e maiores os custos profissionais relacionados à limpeza e gestão de arquivos.

Além disso, a ideia de que os documentos devem ser “prontamente identificáveis e recuperáveis” é um grande desafio na gestão empresarial. Como evitar que documentos sejam perdidos, destruídos ou rasurados no processo, quando trâmites cotidianos movimentam papelada para todos os lados?

Um outro problema está relacionado à ideia de que os documentos devem ser legíveis. Sabemos que não é possível controlar a grafia de parceiros e parceiras, o que pode gerar um problema sério na hora de interpretar documentos importantes, especialmente os contratos que dependem da assinatura.

Considerando todas essas questões, cabe pensar em qual tipo de solução a tecnologia reserva para que o padrão de qualidade e controle de documentos possa seguir estas simples diretrizes sugeridas pela certificação de qualidade.

As vantagens do armazenamento em cloud para o controle de documentos

Inovações tecnológicas estão alterando a paisagem dos negócios. Podemos dizer que a adoção de soluções modernas significam um passo à frente das empresas em relação aos competidores.

Os consumidores, além disso, estão a cada dia mais atentos a facilidade, velocidade e confiabilidade de trâmites realizados, mesmo com empresas grandes e consolidadas, como é o exemplo das grandes cadeias de varejo online.

Para empresas pequenas a situação é mais importante ainda. Isso porque operações com baixo financiamento precisam de soluções inteligentes para garantir a eficácia da operação com economia e agilidade.

Nesse contexto, o armazenamento de documentos em arquivos na nuvem torna-se um divisor de águas nos processos empresariais.

Grande parte dos problemas apontados acima podem ser resolvidos com uma conversão de documentos bem feita do físico ao digital. Se você tem dúvidas a respeito desse procedimento, leia o nosso artigo completo sobre o tema.

Se a sua empresa está iniciando as operações, não perca tempo e garanta um sistema de gestão de documentos armazenado na nuvem. Entenda os motivos abaixo.

Segurança: um arquivo físico exige vários cuidados para que os documentos não se percam com o tempo. Com um sistema de armazenamento na nuvem, as preocupações a respeito do acesso se esvaem. Mesmo se a sede empresa pegar fogo (esperamos que isso nunca ocorra!), cláusulas, contratos e notas fiscais estarão armazenadas em segurança, com integridade e acessibilidade garantida.

Além disso, as empresas podem contar com soluções como a criptografia e controle de acesso, evitando que informações críticas possam vazar no manuseio de documentos importantes por funcionários.

Organização: sistemas modernos de gestão de documentos digitais, como o oferecido pela EFCAZ, são projetados com sistemas de classificação de documentos que permitem acessibilidade imediata e simplificada. Isso significa que ao classificar os documentos quanto à suas qualidade, bastará uma busca simples para encontrar tudo o que precisa.

É claro que a organização também dependerá do esmero dos gestores de classificar os documentos de acordo com suas naturezas. Mas a partir disso, não será preciso muito esforço para encontrar um contrato de anos atrás ou correr o risco de que tal ou qual papel tenha sido perdido.

Acompanhamento: um procedimento extremamente importante na relação entre empresas é a homologação dos fornecedores. Isso significa que os fornecedores devem seguir determinadas diretrizes pré-determinadas para que possam fornecer produtos ou serviços para a sua empresa.

A empresa devidamente homologada como fornecedora estará classificada como hábil para o relacionamento. No entanto, para garantir que o relacionamento seja benéfico à longo prazo, os gestores devem manter um constante acompanhamento das empresas parceiras, incluindo visitas físicas.

Nesse sentido, sistemas digitais de armazenamento de documentos na nuvem implicam em grandes facilidades. O sistema da EFCAZ, por exemplo, permite acessar em questão de minutos todo o histórico da operação e ainda checar automaticamente a situação fiscal da empresa com os órgãos governamentais cabíveis.

Esse tipo de facilidade significa um aumento significativo de velocidade e precisão na burocracia da empresa, substituindo uma grande quantidade de trabalho secretarial.

A questão da legibilidade

Muitas vezes, imprimir um documento e gastar com deslocamento de pessoal vem da necessidade de fazer um contrato ser assinado.

Mesmo se você trabalha com armazenamento digital de documentos, na hora de guardar um documento importante como um contrato, é preciso que ele esteja assinado.

No meio da correria empresarial, é possível que esses documentos de suma importância sejam engavetados e corram o risco de deteriorar-se com a ação do tempo.

Quando falamos de contratos, deve ficar claro que trata-se de uma parte essencial de toda e qualquer relação entre duas empresas. O contrato é, justamente, a confirmação de que ali jaz uma relação.

Nesse sentido, para garantir que o controle de documentos seja feito de acordo com as diretrizes do ISO 9001, adotar soluções tecnológicas pode ser, novamente, a saída.

Estamos falando da adoção de um sistema de assinatura digital acoplado à gestão de contratos.

A assinatura digital não é novidade, no entanto, ao acompanhar um sistema de armazenamento de documentos na nuvem, obtém-se uma verdadeira suíte empresarial moderna, eficaz e segura.

Tudo isso fica mais impactante quando pensamos na natureza dos negócios no séc. XXI. Para contratar um fornecedor com o melhor custo benefício, é preciso pesquisa e interação, e isso significa contratar empresas que estejam mais distantes fisicamente mas mais próximas em termos de qualidade e eficiência.

Como você pode notar, a adoção de tecnologia de gestão digital é um passo sem volta no empreendedorismo contemporâneo. Não perca tempo e garanta a competitividade de sua empresa! Conheça as soluções da EFCAZ.

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