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Saiba porque você deveria centralizar o acesso à informação da empresa

Voltar | Por Efcaz 2/9/2019

Qual empresa sobreviverá no futuro sem fácil acesso à informação? É difícil imaginar um caso em que isso seja possível. Entenda!

Com o processo de digitalização em curso, o acesso à informação se tornou um ativo importante para as organizações modernas. A forma como as empresas armazenam, processam e analisam dados é determinante para o sucesso do empreendimento.

É com base nas evidências e insights que encontram nas informações sobre o negócio, o mercado e o consumidor que as empresas determinam suas estratégias e se destacam umas em relação às outras.

Nesse contexto, informações dispersas em vários departamentos e unidades de negócio que são impossíveis de processar geram retrabalho e aumentam as possibilidades de erros. Por isso, a centralização é importante. Ela garante confiabilidade da informação, agilidade e segurança. Continue a leitura e saiba o que precisa sobre o tema!

Como a centralização promove o acesso à informação?

Nos primeiros estágios da incorporação da tecnologia à gestão das empresas as aplicações utilizadas tinham funções específicas e nenhuma integração entre elas. Além de planilhas e bancos de dados arcaicos, as organizações usavam aplicações separadas para controle do financeiro, do estoque e de pedidos, por exemplo.

Os sistemas integrados de gestão mudaram esse modelo e permitiram que as informações sobre a operação da empresa fossem centralizadas em bases de dados locais. Atualmente, desenvolvemos recursos que permitem armazenar dados na nuvem e compartilhá-los com segurança entre indivíduos de qualquer parte do planeta.

Inclusive os contratos e outros documentos podem ser digitalizados, armazenados e consultados com facilidade, graças à tecnologia.

Como a centralização facilita o trabalho de gestão?

A sua atividade pode ter necessidades específicas de acesso à informação, mas no geral podemos relacionar ganhos pontuais com a centralização. Entre eles, podemos citar:

Facilidade de consulta e produtividade

A informação dispersa dificulta muito qualquer consulta. Um colaborador pode perder muito tempo de trabalho produtivo procurando o que precisa e, muitas vezes, pode nem conseguir encontrar.

A centralização facilita o compartilhamento e o acesso, com sistemas de pesquisa amigáveis. Além disso, permite automatizar tarefas repetitivas e padronizadas, que ocupam o tempo da equipe e, desse modo, aumentar a produtividade e melhorar o foco estratégico.

Segurança

A centralização permite proteger os dados com ferramentas e práticas de segurança da informação, limitar permissões de acesso conforme a necessidade de cada usuário e garantir que não ocorram perdas decorrentes de panes elétricas, por exemplo.

Integração e comunicação

A centralização integra departamentos e unidades ao permitir acesso simultâneo aos dados disponibilizados. Sistemas não integrados podem manter registros com nomenclaturas e códigos diferentes para um mesmo fornecedor ou produto, por exemplo. Isso torna impossível uma boa comunicação e integração.

Como colocar a centralização em prática?

Para que seja possível operar com acesso centralizado à informação é preciso eliminar controles, contratos e registros em papel e armazenar os arquivos com essas informações em plataformas que facilitem a integração e o compartilhamento. 

Além disso, é fundamental garantir segurança. Pessoas, empresas e governos de toda parte o mundo esperam uma relação personalizada, o que cria demanda por informação, mas esperam que a privacidade seja respeitada.

Sendo assim, o único caminho para a centralização da informação funcionar é estruturar a operação com tecnologia adequada e eficiente. Improvisar planilhas para gerenciar compras, o financeiro e organizar contratos armazenados no antiquado formato em papel, por exemplo, são práticas que limitam o fluxo de informação e o acesso a ela.

Por fim, é sempre bom lembrar de que é o acesso à informação que precisa ser centralizado. O resultado dessa medida é que os dados são democratizados entre os vários participantes dos processos organizacionais, o que permite uma maior participação e interação de todos, favorecendo a descentralização de decisões, a criatividade e a inovação.

E na sua empresa? Como é trabalhada a informação? Tem alguma experiência para trocar? Alguma dúvida? O quanto esse assunto é importante na sua atividade? Todos que precisam têm acesso à informação no seu trabalho?

Deixe o seu comentário no post e vamos aprender mais sobre o tema!

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