Gestão de Contratos

Tecnologia e transformação na gestão dos contratos de Home Office

Voltar | Por Efcaz 17/11/2021

A gestão dos contratos de Home Office se tornou-se algo cada vez mais comum em nossa realidade. Os laços trabalhistas tiveram uma expansão de forma inimaginável. Confira tudo sobre o assunto e como fazer. 

Gestão dos contratos de home office, você em algum momento havia imaginado isso? A tecnologia abriu espaço para expansão dos laços trabalhistas que superam o modelo tradicional, baseado na proximidade dos fornecedores e funcionários. Nesse contexto – aliado ao crescimento da prática do home office devido à pandemia – como fazer para lidar com contratos, exigências e prazos de colaboradores que por vezes sequer moram no mesmo estado, ou até mesmo fora do país?

Vamos discutir neste artigo questões centrais na gestão de contrato para funcionários em home-office. 

Porque o regime home-office é benéfico para os negócios?

Contratar funcionários em home-office pode significar grande economia de espaço e recursos. As empresas não precisam arcar com os custos de transporte, equipamentos, salas ou nichos na sede da empresa. 

Somado a isso, o mundo do trabalho e dos negócios, de maneira mais geral, sofreu profundas transformações com a pandemia do novo Coronavírus. A prática do home office se tornou obrigatória em muitos setores, fazendo com que os escritórios físicos fossem esvaziados.

Muitas empresas e organizações públicas, aliás, devido às experiências derivadas do distanciamento social, optaram por manter seus quadros de funcionários trabalhando à distância.

Mas, apesar da necessidade provocada pela pandemia, o home office já se mostrava uma tendência importante para o mundo dos negócios. Pesquisas recentes demonstram que os funcionários trabalhando em regime home-office são mais produtivos, felizes e até mesmo mais leais aos ideais da empresa.

Como fazer a gestão de contrato em regime home-office?

No mundo de hoje a gestão de contratos para funcionários home-office é relativamente parecida com os procedimentos realizados na contratação tradicional. 

Porém, essa proximidade acontece especialmente porque mesmo a contratação de fornecedores e funcionários tradicionais tem sido gerida por meio de sistemas na digitalizados e armazenados na nuvem. 

Esse processo pode incluir práticas como a assinatura digital para contratos, uma prática cada vez mais comum no mundo empresarial.

Se sua empresa estiver em busca de construir um quadro de funcionários em home-office mais robusto e integrado, recomendamos ainda conhecer um pouco mais sobre softwares de gestão de contrato.

Hoje, podemos dizer sem receio, isto é uma necessidade.

Como garantir acordos justos com funcionários em regime home-office

Além de garantir a validação e a redação correta do contrato entre as partes, algumas qualidades serão essenciais para que a operação com funcionários em home-office aconteça de maneiras fluida e tranquila, seguindo os preceitos acordados. 

A primeira sugestão da EFCAZ é garantir que o diálogo inicial e contínuo com o(a) funcionário(a) seja feita de maneira clara e transparente. 

O(a) gestor(a) e o(a) funcionário(a) devem discutir de maneira clara quais são as expectativas mútuas. Isso inclui horário de trabalho, como será feita a comunicação e as entregas dos projetos. Assim, será efetuado um verdadeiro acordo de trabalho remoto. 

Para garantir que a gestão do contrato seja feita de maneira adequada, é preciso definir dias específicos para que reuniões ou ligações sejam feitas e calendários pré-definidos com objetivos e metas. 

Software de gestão de contratos (CLM)

Um dos grandes desafios do home office é manter a organização. Tanto em relação à organização da equipe de funcionários trabalhando à distância, quanto dos contratos e documentos, dos compromissos firmados com eles e por eles com seus clientes e fornecedores.

Ou seja, é essencial para manter a organização do home office ter uma boa gestão de contratos: profissionalizada, eficiente, prática e econômica.

Isto tem o potencial de evitar a perda de prazos e os equívocos que são cometidos nas transações feitas pelo papel.

Com um software de gestão de contratos, também conhecido como CLM (Contract Lifecycle Management), todas as informações são validadas, garantindo a veracidade das informações presentes, seguindo sempre a legislação vigente do local do contrato em questão. Isso ajuda a evitar prejuízos e outras ocorrências que podem se tornar problemas jurídicos.

Contudo, é importante notar que a gestão de contratos não diz respeito só ao departamento jurídico de uma empresa.

Todos os setores que a compõem também se beneficiam do CLM. Este software permite automatizar o ciclo de vida do contrato, orquestrar os fluxos de trabalho (workflow) complexos e padronizar os processos.

Isto alivia a carga de trabalho do setor jurídico e reduz a dependência de sua empresa em relação a ele.

A consequência é um ganho em produtividade, economia e escalabilidade. O CLM também permite fazer integrações, o que melhora as suas funcionalidades e facilita as assinaturas de contratos entre as partes, não importando onde estejam.

Desburocratizando a burocracia, eliminando fronteiras

Entre as muitas vantagens que um software de gestão de contratos pode trazer para seus negócios e organizações, a primeira e mais óbvia, como destacamos acima, é tornar esses processos mais ágeis, práticos e econômicos.

A velha “burrocracia” vai sendo, pouco a pouco, substituída pela eficiência dos meios digitais e pela eficácia consequente do uso de Inteligência Artificial e da automatização dos processos.

Setores relacionados à gestão de contratos e logística de saúde, por exemplo, veem nesse movimento não só uma vantagem, mas uma necessidade, especialmente em uma época em que a saúde pública precisa de soluções rápidas e o menos custosas possíveis.

Estes mesmos setores também veem com bons olhos a transformação digital e o uso de softwares, pois precisam de um cuidado especial em relação aos conteúdos de seus contratos e compromissos: um menor número de equívocos nos contratos e uma maior agilidade podem, literalmente, salvar muitas vidas.

Mas, de modo mais amplo, todo e qualquer negócio ou setor organizacional não só pode como deve fazer bom uso das tecnologias associadas à gestão dos contratos.

Um grande exemplo está na gestão de fornecedores de uma empresa ou organização.

O mundo pré-pandemia já estava “espalhado”, digamos assim: em busca das melhores condições de negócios e de maior eficiência e qualidade nos produtos e serviços, a maioria das empresas buscam fornecedores que estão distantes do destino final do produto ou da localidade em que os serviços serão efetuados.

Não é raro que uma empresa/organização contrate fornecedores até mesmo de fora do país, quando não de seu estado ou município.

Isto implica em uma gestão de contratos inteligente, que vise as demandas legais de acordo com cada localidade, além das particularidades associadas à cada indústria.

Assim, além de tornar esses processos – a maioria realizados à distância – algo mais prático e fácil de lidar, os softwares de gestão de contratos como o CLM também eliminam fronteiras, na medida em que facilita a busca por fornecedores menos óbvios e mais distantes.

Home Office ou World Trade, a resposta é CLM.

Trabalhe com um sistema integrado capaz de armazenar as informações de contrato

Se a ideia for trabalhar com vários funcionários em home-office com contrato de trabalho à distância, uma excelente ideia é adotar um sistema completo, que ofereça assinatura digital, um processo virtual de elaboração e formalização de minuta contratual, sistema de arquivos na nuvem e de interação constante com o contratado. 

Sim, estamos falando do sistema de gestão de contratos da EFCAZ, que orgulhosamente apresentamos como uma ótima solução para a gestão de contratos em home-office. Confira!

 

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