Gestão de Contratos

Por que considerar a assinatura eletrônica na gestão de fornecedores?

Voltar | Por Efcaz 22/7/2019

A assinatura eletrônica é um recurso cada vez mais adotado por empresas, profissionais e consumidores. Confira as vantagens desta ferramenta!

Na atualidade, não faz muito sentido nos deslocarmos para assinar e gerenciar contratos simples, que não implicam em análises e aprofundamentos jurídicos complexos.

Afinal, vivemos em uma época na qual podemos negociar com fornecedores de todo o mundo e, desse ponto de vista, manter práticas burocráticas e ultrapassadas tende a limitar as possibilidades das empresas.

É por isso que elaboramos este texto para você. Continue a leitura e confira como pode usar a assinatura eletrônica no seu negócio!

O que é a assinatura eletrônica?

Costumamos definir a assinatura eletrônica (AE) como o resultado de um processo virtual de elaboração, formalização e assinatura eletrônica de documentos. Assim, a AE é, basicamente, a confirmação virtual de que uma pessoa concorda e confirma um acordo ou obrigação.

Vale mencionar que a AE não é a mesma coisa da assinatura digital (AD). No segundo caso, a transação é validada com um certificado digital. Esse recurso garante a identidade da pessoa representada no documento eletrônico por meio de um código validado por uma instituição autorizada.

O certificado digital pode ser instalado em um token, em um cartão ou em um computador e é usado por empresas para emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo. Uma pessoa física também pode ter o chamado CPF digital. Basta se dirigir a uma empresa certificadora e contratar a emissão, do mesmo modo que ocorre com o CNPJ digital.

Sendo assim, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas nem toda AE é uma AD, pois pode ser feita sem o uso do certificado digital. Além disso, também podemos ter assinaturas digitalizadas, que é simplesmente uma representação gráfica de uma assinatura feita em papel, como uma foto, usada no ambiente digital.

Para concluir este tópico, a assinatura eletrônica ainda se caracteriza como um modelo no qual duas partes celebram um contrato qualquer e o assinam com o uso de recursos de autenticação eletrônica.

Desse aspecto, não servem para vender um imóvel, mas são perfeitamente aceitáveis em um contrato com fornecedores, por exemplo. Então, vejamos quais as vantagens de considerá-lo como alternativa nesses casos.

Por que considerar a assinatura eletrônica na gestão de fornecedores?

Alguns dos principais motivos para o uso da assinatura eletrônica na formalização de contratos com fornecedores são:

  • o aumento da agilidade;
  • a melhoria da segurança;
  • a redução de gastos;
  • a otimização das compras;
  • a automatização do fluxo;
  • a intensificação das interações no setor.

Para detalharmos esses ganhos, basta observar a quantidade de papel gerado diariamente na empresa. Eles são resultado do corte de árvores e não trazem qualquer vantagem prática. Especialmente em um momento da história no qual a informação tem um valor altíssimo, que o Big Data é tão importante, desperdiçá-la com um armazenamento analógico não é mais viável.

Dados integrados

Dados em papel não podem ser processados nos computadores. Já os eletrônicos servem de base para a elaboração de relatórios, consultas diversas e facilitam a organização de modo significativo.

Além disso, você pode perfeitamente fazer um contato com um fornecedor do outro lado do mundo e pactuar regras vantajosas para o seu negócio. Especialmente em um momento no qual estamos diante de uma tendência de abertura econômica, agilizar relações com organizações de várias partes pode fazer diferença na competitividade.

Segurança

Outro aspecto importante é a segurança. A criptografia utilizada na AE evita fraudes, protege dados e permite auditorias, uma vez que todo o processo é registrado. Além disso, os documentos são localizados com mais facilidade, uma vez que são armazenados de modo seguro. Um papel pode se perder facilmente e isso ocorre o tempo todo.

Mobilidade

A mobilidade também é uma das vantagens que merecem destaque. O sistema pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar, como ocorre com qualquer transação eletrônica.

Economia

Do ponto de vista econômico também há o ganho proporcionado pela diminuição das impressões, gastos com energia, papel, tinta, tempo e deslocamentos. Essas podem ser despesas expressivas e com reflexos indiretos.

Por exemplo, o caso de um fornecedor com o qual uma negociação precise ser validada pessoalmente e, por isso, o processo seja mais longo. Se ele tiver uma condição mais vantajosa que o parceiro atual e uma compra precisar ser feita antes que ele seja certificado, a vantagem não poderá ser usufruída.

Por todas essas questões, a assinatura eletrônica é mais do que uma alternativa, ela é uma tendência. Estamos passando por um momento de grande consciência da necessidade de descomplicar processos e eliminar a burocracia, o que indica que até mesmo contratos mais formais possam ser validados no ambiente digital.

Como opera o software de assinatura eletrônica?

O grande diferencial da assinatura eletrônica está na adoção de um software que faça mais do que simplesmente autenticar uma assinatura.

Além da emissão, o sistema permite controlar se todos os envolvidos assinaram o documento, automatizar o envio de lembretes e avisos referentes ao processo de formalização do acordo que está sendo celebrado e a revisão remota dos termos estabelecidos nos documentos.

Vamos entender melhor como isso funciona. O primeiro passo é publicar os documentos a serem assinados. Eles ficam disponíveis para consulta e podem ser alterados, caso alguma das partes solicite algum ajuste.

Como esses documentos são digitalizados, é possível controlar o vencimento e gerar tags que os identifiquem e os organizem por grupos. Em seguida ao upload do arquivo, será necessário ligar pessoas a ele, o que configura um modo de compartilhar as informações ali contidas com elas que, em razão disso, poderão conferir os detalhes e assinar a peça.

Ao incluir essas pessoas, elas recebem automaticamente um e-mail com link para o ambiente de assinatura e explicações sobre como devem agir. A partir da assinatura, está garantida a validade do documento e, quando todos assinam, o sistema registra a conclusão do processo, controla a validade do contrato e mantém todos os dados arquivados.

Agora que concluímos, saiba que você pode viver gratuitamente a experiência de utilizar esse recurso. Oferecemos a assinatura eletrônica em uma versão sem custos e na modalidade paga, dependendo de sua demanda de uso. De qualquer forma, em poucos cliques você pode conferir o funcionamento dessa alternativa na prática.

Você pode formalizar o seu primeiro contrato eletrônico em alguns cliques. Acesse o nosso site e veja como é fácil.

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