Gestão de Fornecedores

Metodologia 5S: descubra o que é e como utilizar na sua empresa

Voltar | Por Efcaz 1/7/2019

Metodologia 5S: Descubra todas as informações sobre este assunto que pode ajudar o desenvolvimento de sua empresa.

Criada no Japão, a metodologia 5S é uma ferramenta de gestão que ajuda empresas de diversos portes e segmentos a reestruturar seus processos e adotar um sistema de produção com foco na eficiência total.

Para sobreviver no mercado, instituições precisam, muitas vezes, analisar detalhadamente seu ciclo produtivo e investir em um novo olhar sobre o que acontece internamente, a fim de descobrir erros e gargalos que podem limitar seu desempenho e resultados.

Em muitos casos, ajustes ligados à rotina das equipes e ao ambiente de trabalho fazem toda a diferença no rendimento global do negócio, por isso que essa filosofia é muito útil para colocar as operações nos trilhos e ter mais ordem e qualidade no dia a dia.

Neste post, mostraremos quais são as bases desse método, por que é uma boa ideia incorporá-lo e como você pode aplicar essa mudança de hábitos no seu negócio. Interessado? Continue a leitura e saiba mais agora mesmo!

O que é a metodologia 5S?

Com o fim da Segunda Guerra Mundial, o Japão estava em uma posição de grande fragilidade e devastação. Para se reerguer economicamente e ganhar mais espaço no mercado internacional, foi desenvolvida a metodologia 5S, que buscava atender as necessidades das indústrias de conseguir fazer mais com menos.

Afinal, diante da grande carência de recursos no pós-guerra, as fábricas precisavam otimizar ao máximo o uso de materiais e, ao mesmo tempo, entregar muita qualidade para ter produtos competitivos.

Apesar de ter surgido no chão de fábrica, a metodologia 5S, hoje, é utilizada em diversos tipos de empresas, que se beneficiam enormemente com seus conceitos.

Basicamente, o propósito desse método é simplificar as rotinas de trabalho, reduzindo radicalmente desperdícios, erros e custos por meio da organização, padronização de etapas e eliminação de atividades que não agregam valor ao serviço final. O intuito é garantir a segurança e elevar os níveis de qualidade.

No fim, os colaboradores também ganham muito por poderem atuar em um ambiente mais estruturado, organizado, agradável e livre de riscos.

O que significa cada um dos 5S?

Em essência, mais do que uma ferramenta, metodologia 5S é uma filosofia que propõe uma forma diferente de encarar as rotinas e locais de trabalho.

Trata-se de uma técnica fácil, mas que exigirá o envolvimento de todos, muita disciplina e mudanças de comportamentos. Seu nome está ligado ao fato de que ela é representada por 5 princípios que começam com a letra S. São eles:

1. Seiri (senso de utilização)

Estimula o corte de tudo que não é necessário, como o descarte do que não serve mais ou supressão de processos repetitivos e burocráticos.

2. Seiton (senso de organização)

Reforça a importância de que tudo esteja em seu devido lugar para que o dia a dia de trabalho de todos seja realmente produtivo, sem gargalos ou interrupções.

3. Seiso (senso de limpeza)

Passa a ideia de que ordem, limpeza e manutenção de espaços devem ser responsabilidade de todos, não apenas dos profissionais de serviços gerais.

4. Seiketsu (senso de normalização)

Traz o conceito de padronização, que visa simplificar o cotidiano e estabelecer sistemas ágeis de tarefas em fluxo contínuo.

5. Shitsuke (senso de disciplina)

Destaca a importância de tornar a disciplina um padrão, um estilo de vida. Além disso, fala também sobre a relevância de investir ações para manter o que foi proposto pelas quatro demais premissas, por meio de avaliações periódicas, treinamentos e foco na melhoria contínua.

Por que essa metodologia é útil?

A maior parte dos problemas enfrentados pelas instituições não se origina do mercado, mas, sim, são aspectos internos que, uma vez identificados e solucionados, apresentam impactos expressivos no faturamento e na performance.

Logo, empreendimentos que procuram reduzir custos e minimizar riscos e excessos, por exemplo, devem contar com esse sistema, pois ele colabora para:

  • apontar e eliminar erros;
  • melhorar a produtividade das equipes;
  • ter locais de trabalho mais seguros e organizados;
  • aprimorar o acesso e manutenção dos materiais e ferramentas;
  • coordenar melhor e aprimorar o fluxo de todas as atividades;
  • entre outros.

Nesse sentido, vemos que a aplicabilidade da metodologia 5S é muito ampla, e é extremamente válida para ajudar corporações quem têm problemas recorrentes, como:

  • estoques em excesso;
  • lead time alto;
  • falta de flexibilidade em relação a prazos e entregas;
  • equipes desalinhadas e desmotivadas;
  • fornecedores que não atendem às normas de compliance;
  • equipamentos que constantemente apresentam avarias;
  • layouts mal estruturados e espaços mal aproveitados;
  • documentos em desordem.

Como aplicá-la nas empresas?

Muito mais do que adotar os conceitos expressos em cada um dos seus S, aplicar essa metodologia em uma empresa requer atenção e comprometimento. Para assegurar o sucesso dessa empreitada, confira o passo a passo que preparamos para você!

Defina uma equipe para a implantação

Monte uma comissão de funcionários que serão os multiplicadores da ideia para o resto da empresa. Eleja pessoas que têm afinidade com ideias inovadoras, uma vez que o envolvimento e o papel delas serão fundamental para conduzir as mudanças necessárias na organização.

Avalie pontos críticos e escolha um setor para começar

Vale a pena iniciar o projeto de implantação da metodologia 5S em apenas um departamento. Assim, fica mais fácil controlar o processo e entender como dar cada passo com maior confiança.

Para escolher, avalie os pontos sensíveis do negócio: em muitas instituições, a cadeia de suprimentos e toda sua complexidade demanda maior dedicação por conta de seu papel estratégico. Nesse caso, faça um mapeamento e perceba quais são os aspectos que precisam de melhorias, como os ciclos de distribuição ou gestão de fornecedores.

Implemente os sensos por etapas

Prefira incorporar um senso por vez, na ordem em que são dados, cada um no seu tempo. A partir do momento em que você perceber que os conhecimentos e propostas de um senso foram devidamente absorvidos no dia a dia pelas pessoas, siga o roteiro e, no fim, as chances da ter uma implantação mais coesa e consistente são maiores.

Forneça treinamentos e cursos

Motive a participação de todos por meio de treinamentos e cursos que salientem as funcionalidades e relevância de cada senso. É importante assegurar a adesão de todos: da alta gestão até o operacional.

Seja consistente e acompanhe resultados

Adotar um novo padrão, hábitos e cultura é algo que leva tempo até que a incorporação seja total. Por isso, lembre-se de ser consiste e também realistas quanto ao cronograma de implantação. Ao mesmo tempo, monitore cada estágio do projeto com o suporte de avaliações periódicas de indicadores de desempenho e faça correções.

A metodologia 5S auxilia empresas a implantar um sistema de otimização absoluta de processos, no qual gestores e toda a equipe são impulsionados a refletir sobre falhas, o que não funciona ou gera valor e o que precisa ser mudado para potencializar o negócio. Então conte com esse método para que sua empresa dê passos seguros e sólidos em direção à produtividade e qualidade total.

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