A gestão a distância não é necessariamente uma novidade. De certo modo, já é aplicada por empresas globais há muito tempo. A diferença é que esses negócios estabelecem unidades completas em cada local, com líderes e autonomia.
Atualmente, a tecnologia está revolucionando muitos negócios ao proporcionar facilidades de comunicação e interação a distância, que permitem até mesmo o trabalho na própria residência do colaborador.
Ainda assim, muitos resistem a esse modelo por receio de perder o controle sobre as atividades desenvolvidas. No entanto, com a gestão a distância e as práticas certas, é possível manter um padrão de monitoramento, estimular a expansão dos negócios e minimizar riscos.
Quer entender como essa modalidade de operação pode ser usada, suas vantagens e riscos? Basta continuar a leitura. Confira!
Dicas para uma boa gestão a distância
A melhor forma de entender como operar com a gestão a distância é conferir algumas dicas. Elas permitirão uma boa compreensão do que funciona e dos inconvenientes que devem ser evitados.
Defina objetivos e metas
Uma das características desse tipo de gestão é que as pessoas trabalham com mais autonomia e flexibilidade. Afinal, precisam tomar suas próprias decisões, administrar o tempo, os intervalos e as tarefas, dentre outras providências.
Por isso, aquele tipo de liderança com características muito didáticas e na qual cada detalhe é explicado para o colaborador — que, por sua vez, é cobrado por corresponder à orientação — fica muito difícil de ser viabilizada.
No lugar de saber os pormenores de execução de uma atividade ou tarefa, as pessoas precisam conhecer as linhas gerais do trabalho. Em outras palavras, em vez de serem orientadas sobre “como fazer”, elas devem saber “o que” será entregue.
Ou seja, precisam de metas e objetivos claramente definidos. É isso que será cobrado delas, não o tempo de descanso entre uma tarefa e outra e o horário de trabalho, por exemplo. Essas questões podem ser combinadas se forem importantes para a operação, mas o foco principal deve estar nos resultados.
Portanto, você precisa definir metas e objetivos. Além disso, o ideal é que os colaboradores estejam envolvidos com o propósito do negócio. Quanto maior for a afinidade dos selecionados com a motivação do empreendimento, sua missão e valores, mais natural será o engajamento de cada colaborador.
Planeje sua operação e os seus projetos
Contudo, a definição de objetivos não é suficiente para garantir que sejam alcançados pelo caminho mais curto. Uma diretriz com relação ao trajeto que precisa ser seguido é sempre útil para facilitar o trabalho e garantir a produtividade. É justamente para isso que serve o planejamento.
Ele relaciona planos de ação que formam um cronograma de atividades. Estas devem ser descritas em detalhes, mensuradas com metas e finalizadas com prazos. Também precisam estar atribuídas a pessoas específicas que se responsabilizem pela execução.
Em trabalhos executados a distância o planejamento funciona muito melhor quando é dividido por projetos. Assim, procure elaborar planos para atividades mais específicas em vez de criar documentos complexos e difíceis de entender.
Realize encontros periódicos
Os encontros regulares ajudam a identificar dificuldades logo que elas surgem, o que é ótimo para corrigi-las quanto antes. Além disso, na gestão a distância eles têm um papel ainda mais importante, uma vez que são oportunidades para aproximar as pessoas, dividir dificuldades, trocar sugestões e estimular a colaboração.
Esses encontros podem ser presenciais, remotos ou uma combinação dos dois. Ainda assim, em algum momento é interessante que as pessoas se encontrem frente a frente. Esse tipo de contato é mais humano e produtivo, especialmente quando realizado em ambientes descontraídos e em confraternizações.
Estabeleça um canal de comunicação
A comunicação pode ser um problema em empresas convencionais que só operam presencialmente. Nas que adotam a gestão a distância esse aspecto é ainda mais significativo e exige atenção.
A simples comunicação por e-mail, por exemplo, dificulta o acesso às informações quando são necessárias para a organização da equipe e a interpretação das mensagens que precisam ser trocadas.
O mesmo ocorre com aplicativos de mensagem, nos grupos de redes sociais e em outros canais elaborados para finalidades diversas, que não a comunicação das equipes que operam a distância. Isso não significa que essas tecnologias não possam ser usadas, apenas que não resolvem todos os problemas e, por isso, não são aplicáveis em qualquer tarefa.
Se estruture com a tecnologia adequada
Você precisa contar com as tecnologias certas. Plataformas e sistemas integrados elaborados para funcionar com acesso remoto são fundamentais para a gestão de contratos e a administração dos vários departamentos do negócio, dos projetos em execução e de toda atividade importante para o sucesso do empreendimento.
Esses sistemas controlam o fluxo de cada uma dessas atividades, o que inclui a organização de tarefas, a descrição dos procedimentos, o controle por meio de indicadores e painéis gerenciais que permitem acompanhar os resultados em tempo real.
Dificuldades da gestão a distância
A primeira e mais significativa dificuldade a ser superada é cultural. Muitas das verdades que consideramos no trabalho tradicional não valem para equipes distantes. Algumas podem ser deduzidas com base no que já mencionamos neste texto, como a importância que muitas empresas dão ao controle de horário.
É muito difícil exercer um controle efetivo de seu cumprimento quando atuamos a distância. Por isso, o ideal é monitorar prazos de entrega. Sendo assim, para que a produtividade seja estimulada e a gestão funcione, também é aconselhável que a forma de remuneração seja adaptada.
Ou seja, os modelos e metodologias tradicionais tendem a não funcionar do mesmo modo, por isso, a cultura organizacional deve se ajustar. Outro aspecto marcante que já mencionamos é a comunicação, a interação e o engajamento. A aproximação entre as pessoas pode ser mais difícil e o isolamento não é aconselhável, seja para os negócios, seja para o aspecto humano.
Para finalizar este texto, podemos dizer que a gestão a distância não pode ser avaliada como algo bom ou ruim. O que faz diferença entre o sucesso e o fracasso desse tipo de iniciativa é a forma como é aplicada e a estrutura com a qual a equipe pode contar. Mas temos mais para falar sobre como garantir o acesso à informação para equipes remotas.
Como dissemos no texto, a gestão de documentos é fundamental nesse modelo. Por isso, conheça 5 erros que você deve evitar nessa atividade.
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