Com o decorrer dos anos, a seleção de fornecedores ganha cada vez mais importância. Confira a importância deste processo para seu negócio.
Torna-se claro quando notamos a ampliação do número de oferta no mercado e a constante necessidade de redução de custos nas empresas.
Essa competitividade, que aumenta exponencialmente a quantidade de pessoas interessadas em firmar parcerias, não garante qualidade no oferecimento de produtos e serviços.
Por isso, é preciso tomar alguns cuidados na hora de escolher um fornecedor. E é aí que a gestão e homologação tem seu trabalho principal. É necessário, por exemplo, optar por aqueles que estão sempre com os documentos atualizados.
Essa é uma forma de validar a segurança e qualidade de seu portfólio, sem correr riscos de sacrificar sua própria relação com seus clientes. Se você quer entender melhor a importância da seleção de fornecedores para a sua empresa, continue a leitura deste post e saiba como fazer uma escolha certa!
Exija documentação na seleção de fornecedores
Na maioria das vezes, os documentos necessários para homologação de fornecedores variam. A razão para tal pode ser explicada pela necessidade circunstancial das demandas e, por isso, é necessário atenção em todos os processos.
Dados cadastrais
Normalmente, podem ser consultados os dados cadastrais em órgãos competentes, para saber se o fornecedor escolhido se adéqua ao compliance exigido pela sua organização.
Também, é preciso exigir e manter os dados cadastrais e de fornecimento em ordem e completos, como informações acerca do quadro de sócios e código de atividade econômica — para verificar a incidência de tributação, ou a capacidade de atendimento de demandas, como prazos para entrega.
Licença de funcionamento
Essa licença é um documento essencial, já que garante que o estabelecimento pode exercer as atividades econômicas previstas no contrato social da empresa de maneira segura.
Certificações específicas da atividade exercida
A documentação específica do ramo de atuação também é muito importante. Pois, fará com que legalmente a empresa possa exercer sua atividade no mercado em que tem proficiência.
Uma farmácia, por exemplo, precisa ter uma Autorização Especial (AE) emitida pela ANVISA e um Certificado de Regularidade Técnica (CRT), emitido pelas agências de vigilância de saúde locais ou estaduais.
Certificações técnicas
Em relação às certificações, o mesmo pode ser aplicado, e, para isso, é necessário atenção. Alguns exemplos são o ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SASSMAQ etc.
Esses são alguns dos documentos necessários para homologação de fornecedores. É de extrema importância exigi-los logo no início da relação, já que, essencialmente, essa adequação interfere de forma direta na produção da empresa, para reduzir as chances de erros e riscos nos processos do negócio.
Verifique se o fornecedor tem disponibilidade de atendimento
Consulte outros clientes da empresa para saber informações acerca da capacidade e agilidade de atendimento de demandas, possíveis reclamações e problemas encontrados nos produtos e serviços oferecidos.
Existem muitos canais de reclamações, com uma grande variedade de empresas, mas não limite-se a julgar a proficiência de um negócio apenas por reivindicações pontuais. É preciso verificar todo o histórico de atendimento depois que o problema surgiu.
Isso, porque, às vezes, a empresa pode ter sofrido com imprevistos e falhas de terceiros, mas, após o surgimento da objeção, conseguiu melhorar seu atendimento e fidelizar um cliente insatisfeito.
Essa competência de se adaptar a diferentes demandas e problemas é um diferencial de empresas com maior comprometimento pela satisfação de seus clientes.
Respeite as especifidades de cada fornecedor
Para escolher o fornecedor que melhor se adéqua aos seus processos do seu negócio, entenda que a especialidade de cada um se relaciona com a qualidade com que ele oferecerá seus produtos ou serviços.
Logo, um fornecedor especializado em um tipo de insumo, não será competente para distribuir suprimentos diferentes. Além disso, como sua produção pode acontecer em escala, aquele que se qualifica para vender algo específico consegue manter preços mais atrativos e prazos maiores.
Confira se o fornecedor tem processos escaláveis
As empresas escolhidas precisam acompanhar um possível crescimento do seu negócio. Essa escalabilidade é uma grande vantagem, visto que, evita de a empresa se submeter novamente a todo esse processo para a escolha de novos fornecedores.
Caso aqueles com os quais já existe uma parceria, não sejam capazes de atender a uma nova demanda, é hora de estudar a possibilidade de troca, antes que a dependência por essa relação cresça e impeça que os gestores tomem uma atitude.
Mantenha os dados dos fornecedores atualizados
Manter a organização dos documentos que efetivam a gestão de contratos de fornecedores também é essencial. Isso exige atenção e cuidado no lançamento dos dados, para minimizar as chances de erros, principalmente, quando essa tarefa é manual.
Algumas informações são definitivas para o andamento da empresa, principalmente relacionadas à tributação na qual a empresa está enquadrada. Além disso, é preciso se manter atento às datas de validade de certidões e outros requisitos de grande importância para o correto funcionamento dos negócios.
Use tecnologia para garantir eficiência nessa gestão
Muitas vezes, precisamos de velocidade para atender a demandas produtivas. Em uma gestão de fornecedores, é preciso uma análise cuidadosa da qualidade e a segurança dos produtos que serão utilizados nesse processo.
Quando isso não ocorre, a própria qualidade da empresa é colocada em risco e a médio e longo prazos, se transforma em desvantagem competitiva. Para facilitar esse processo de seleção, homologação e gestão de fornecedores, a tecnologia pode ser uma grande aliada.
Existem no mercado, soluções integradas de gestão da cadeia de suprimentos, capazes de oferecer muitos recursos para evitar erros de lançamento e interferência na produtividade por falta de informação.
São soluções que agrupam os fornecedores por ramo de atividade, produto mais consumido, aponta prazos de vencimentos de certidões e tantas outras informações essenciais para uma gestão enxuta e de qualidade.
Além de economizar tempo no processo de seleção de fornecedores, já que por meio de um dashboard, é possível visualizar todos esses dados de forma integrada, as soluções ainda podem apresentar relatórios de performance ou avaliações sobre a capacidade de atendimento aos requisitos especificados pela empresa.
Uma seleção de fornecedores adequada se transforma em uma parceria de mão dupla, satisfatória para todos os lados e culmina com relações confiáveis com aqueles que sua empresa precisará contar, principalmente quando crescer e aumentar ainda mais seu poder de compra.
Agora que você sabe como estabelecer uma seleção de fornecedores benéfica, que tal assinar nossa newsletter para aprender mais sobre gestão eficaz?
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