Entenda o que é o compliance na gestão de fornecedores

Falar da compliance na gestão de fornecedores envolve refletir sobre a importância que o termo ganhou na atualidade. Ele passou a ser relacionado a leis e normas contra a corrupção, mas é mais abrangente do que isso.

Desse ponto de vista mais amplo, adotar a compliance envolve garantir o cumprimento das várias regras internas e externas a que uma organização está sujeita e, em razão disso, contribui para o alinhamento entre fornecedores e seus clientes, com o objetivo de alcançar melhores resultados e garantir a segurança em inúmeros aspectos.

Para entender melhor essa relação, continue a leitura. Este post ajudará a avaliar o quanto essa prática pode ser positiva para o seu negócio. Para começar, entenderemos melhor do que se trata.

O significado de compliance

“Agir em sintonia com as regras”, esse é o significado do termo em inglês comply. Já é possível ter uma boa ideia sobre o que estamos falando, não é mesmo? Por “regra”, o entendimento desse conceito abrange as práticas na área contábil, fiscal, trabalhista, financeira, jurídica, ética, ambiental, previdenciária e assim por diante.

Portanto, como já adiantamos na introdução, ela não está limitada a um único aspecto, seja a corrupção ou qualquer outro. A compliance busca o cumprimento de todas as normas, regras e regulações as quais uma empresa está sujeita em sua atividade e, no caso de sua aplicação na gestão de fornecedores, implica no envolvimento deles com a busca desses objetivos.

Quando a compliance surgiu, ainda no início dos anos 90, ela costumava ser uma função atribuída ao departamento jurídico das empresas, uma vez que depende de interpretar e aplicar normas legais impostas às empresas — além das internas.

Mas é fácil deduzir que as chances de conseguir resultados nesse campo são baixas, se a empresa deixar a atividade sobre responsabilidade de um departamento isolado. Para que esse tipo de iniciativa funcione, é fundamental que ela seja desenvolvida com conhecimento sobre os processos internos e as metodologias usadas na operação.

A importância da compliance na gestão de fornecedores

Com base no que acabamos de mencionar, podemos concluir que a melhor abordagem do compliance ocorre de forma sistêmica, na qual as lideranças e cada um dos colaboradores se envolvem e se comprometem em garantir o cumprimento de regras.

Dito isso, seria possível aplicá-la sem a contribuição dos fornecedores? Uma vez que eles são parte da cadeia de suprimentos? Obviamente que não.

O cumprimento dos prazos, por exemplo, faz parte das regras da empresa, assim como as políticas de estoque, a homologação e a seleção de fornecedores. Eles são fundamentais para uma adequação precisa e o aprimoramento dos processos — uma vez que interferem neles.

Contudo, além desses detalhes mais operacionais, vale mencionar que a reputação da empresa é, ao menos em parte, dependente de sua capacidade de cumprir regras estabelecidas. Na atualidade, os consumidores estão atentos a algumas delas, principalmente as relativas ao meio ambiente e as regras trabalhistas, por exemplo.

Muitas empresas precisaram administrar crises em razão do compartilhamento de notícias negativas nas redes sociais, independentemente de serem verdadeiras.

Esse poder do consumidor em relatar seu descontentamento com práticas que ele considera prejudiciais a sociedade, reforça a necessidade de se ajustar às regras e garantir que os fornecedores façam o mesmo, pois o público não costuma ser muito criterioso ao atribuir culpa.

Se um fornecedor contratar funcionários de forma irregular, por exemplo, é possível que as pessoas recriminem mais os clientes que compram dele do que ele próprio. Esclarecidos esses pontos, podemos agora partir para algumas dicas de como implantar a compliance na gestão de fornecedores.

A clareza nos contratos com fornecedores

Antes de garantir que as regras estejam claras, é difícil imaginar que elas possam ser cumpridas. Os contratos têm a função de proteger as empresas nos aspectos legais, mas também o de permitir essa clareza.

Desse ponto de vista, aquele hábito de tratar os contratos como um documento padrão, que só cumpre uma burocracia, não é indicado. O ideal é que, mais do que ler com atenção, esses textos sejam analisados e discutidos com o objetivo de garantir alinhamento e o cumprimento de regras.

É perfeitamente possível incluir nesses documentos regras de compliance — ou mesmo fazer referência a manuais internos que descrevam normas. Além disso, não custa mencionar as exigências reguladoras que o seu fornecedor precisa ajudar a cumprir e as que você espera que ele cumpra.

A qualidade e a segurança de materiais

A compliance também envolve o atendimento do padrão de qualidade e de segurança de materiais e equipamentos. Afinal, eles fazem parte das regras internas do negócio. Por isso, é fundamental esclarecer essas normas e acompanhar o desempenho dos fornecedores no referente à entrega desses requisitos.

Essa análise precisa ser periódica e comunicada objetivamente como forma de advertir o fornecedor sobre a necessidade de adequação.

O alinhamento de processos internos

Há normas bastante pontuais nos seus processos internos que devem ser observadas pelos seus fornecedores. Basicamente, grande parte da atividade de compliance está ligada ao alinhamento desses processos. Afinal, as regras mais importantes dessa relação envolvem o cumprimento de prazos.

As solicitações de mercadorias precisam se basear em procedimentos de previsão de demanda e as entregas devem atender perfeitamente os prazos determinados. Qualquer flexibilidade nessa regra reflete uma falha de compliance e compromete o desempenho de produção.

A auditoria de fornecedores

Não basta fazer uma boa homologação de fornecedores e qualificá-los de acordo com o desempenho. A certificação dessas empresas deve ter período de validade, para que eles sejam constantemente auditados.

Esse é o único modo de garantir que nenhuma situação nova passe despercebida. No caso da compliance, os critérios de seleção de fornecedores devem incluir pontos específicos, como atestados de conformidade, negativas de processos e, dependendo do caso, até o compromisso contra a mão de obra escrava que, infelizmente, é um problema crescente em algumas regiões.

A formação da cultura de compliance

Como várias das atividades relativas à gestão do negócio, a compliance não acontece sem o comprometimento da equipe. É preciso criar uma cultura interna de adequação às normas e isso envolve capacitação e conscientização.

A cultura começa no exemplo das lideranças, mas precisa envolver ao máximo cada um dos colaboradores. Esse é o único modo de evitar que a compliance seja apenas aparente. Sem dúvida, esse é o maior desafio, pois todos os aspectos envolvem a adoção de critérios e procedimentos técnicos, mas a cultura depende de pessoas e, por isso, demora um tempo até se consolidar.

Compliance na gestão de fornecedores: como implementar?

A implementação da compliance na gestão de fornecedores exige planejamento e a definição de processos consistentes. Mais do que estabelecer exigências, é necessário criar uma metodologia que permita avaliar, acompanhar e desenvolver os parceiros comerciais ao longo de toda a relação contratual.

Esse processo começa ainda na escolha dos fornecedores e continua durante toda a vigência da parceria. 

Assim, a empresa reduz vulnerabilidades, fortalece sua cadeia de suprimentos e cria um ambiente de negócios baseado em transparência, responsabilidade e conformidade. Para que essa estratégia produza resultados efetivos, algumas práticas são indispensáveis.

Política clara e Due Diligence

O primeiro passo consiste em estabelecer uma política de relacionamento com fornecedores que seja objetiva e acessível. Esse documento deve apresentar os critérios utilizados para seleção, contratação, avaliação e eventual descontinuidade de parceiros comerciais.

Além do mais, a realização da Due Diligence permite conhecer melhor cada fornecedor antes da contratação. Essa análise reúne informações financeiras, societárias, jurídicas, fiscais e reputacionais, ajudando a identificar possíveis fatores de risco que poderiam comprometer a operação da empresa no futuro.

Ao adotar esse procedimento preventivo, a organização toma decisões mais embasadas e reduz a possibilidade de estabelecer relações comerciais com empresas que não atendam aos padrões exigidos.

Avaliação de riscos

Nem todos os fornecedores apresentam o mesmo nível de exposição a riscos. Por isso, é importante classificá-los conforme critérios como impacto no negócio, criticidade do produto ou serviço fornecido, localização, setor de atuação e requisitos regulatórios aplicáveis.

Essa segmentação permite direcionar recursos de controle para os fornecedores mais estratégicos ou que representam maior potencial de risco. Dessa forma, auditorias, verificações documentais e avaliações de desempenho podem ser realizadas com frequência proporcional à importância de cada parceiro.

Essa abordagem torna o programa de compliance mais eficiente, sem gerar controles excessivos para fornecedores de baixo impacto.

Contratos e código de conduta

Os contratos representam uma ferramenta importante para formalizar responsabilidades relacionadas à conformidade. 

Além das cláusulas comerciais, eles podem estabelecer obrigações referentes ao cumprimento da legislação, à proteção de dados, à confidencialidade das informações, à prevenção de conflitos de interesse e às boas práticas de governança.

Outra medida relevante é disponibilizar um código de conduta específico para fornecedores. Esse documento reúne os princípios éticos esperados durante a relação comercial e orienta os parceiros sobre comportamentos compatíveis com os valores da organização.

Quando contratos e código de conduta atuam de forma integrada, as expectativas ficam mais claras para ambas as partes, reduzindo interpretações divergentes e fortalecendo a segurança jurídica da relação.

Monitoramento contínuo

A conformidade não deve ser verificada apenas no momento da contratação. Mudanças na estrutura societária, na situação financeira ou no histórico de um fornecedor podem ocorrer ao longo do tempo e gerar novos riscos para a empresa contratante.

Por esse motivo, o monitoramento contínuo é uma etapa indispensável. Acompanhamento de indicadores, atualização periódica de documentos, auditorias programadas e revisões de desempenho permitem identificar rapidamente eventuais desvios e adotar medidas corretivas antes que eles provoquem impactos relevantes.

Ademais, manter um canal de comunicação transparente com os fornecedores favorece a resolução de problemas e estimula a melhoria contínua dos processos.

Qual a relação entre compliance e gestão de riscos?

Compliance e gestão de riscos são áreas complementares e trabalham de forma integrada para proteger a organização. 

Enquanto a gestão de riscos busca identificar, analisar e tratar situações que possam comprometer os objetivos do negócio, a compliance estabelece mecanismos para garantir que a empresa atue em conformidade com leis, normas e políticas internas.

Na gestão de fornecedores, essa integração permite antecipar problemas relacionados a questões regulatórias, operacionais, financeiras, ambientais ou reputacionais, reduzindo a probabilidade de incidentes que afetem a continuidade das operações.

Quando essas duas práticas são desenvolvidas de forma conjunta, a empresa fortalece seus controles internos, melhora a tomada de decisões e aumenta a confiança de clientes, investidores e demais partes interessadas. 

Como resultado, a cadeia de fornecimento torna-se mais segura, previsível e preparada para responder às mudanças do mercado e às exigências regulatórias.

Tecnologia como aliada da compliance na gestão de fornecedores

Construir uma gestão de fornecedores baseada em compliance exige mais do que estabelecer regras e procedimentos. Também é necessário contar com processos que garantam agilidade, rastreabilidade e atualização constante das informações utilizadas na tomada de decisão.

À medida que a cadeia de suprimentos cresce, acompanhar documentos, certidões, indicadores de desempenho, requisitos regulatórios e avaliações de cada fornecedor torna-se uma atividade cada vez mais complexa quando realizada manualmente. Nesse contexto, a tecnologia desempenha um papel estratégico ao automatizar verificações, centralizar informações e facilitar o monitoramento contínuo dos parceiros comerciais.

Com o apoio de soluções especializadas, a empresa consegue fortalecer seus controles internos, reduzir riscos operacionais e manter um processo de homologação e acompanhamento mais eficiente, sem comprometer a produtividade da equipe.

Se você deseja tornar a gestão de fornecedores mais segura e alinhada às melhores práticas de compliance, conheça a solução de Avaliação de Fornecedores da Efcaz. 

A plataforma ajuda a acompanhar critérios de qualificação, conformidade e desempenho dos parceiros, contribuindo para decisões mais assertivas e uma cadeia de suprimentos mais confiável.