O relacionamento entre empresas é uma das pautas mais importantes para qualquer gestor, especialmente se a relação for um contrato de fornecimento.
A depender do caso, uma empresa fornecedora inadimplente com os compromissos estabelecidos pode prejudicar os negócios da contratante de maneira desastrosa.
É por isso que o contrato de fornecimento é um documento com valor central para a operação dos mais variados setores empresariais.
Nesse artigo você entenderá os principais elementos que não podem faltar em nenhuma circunstância em um contrato de fornecimento realmente seguro e completo.
A singularidade de um contrato de fornecimento
Antes de adentrarmos nas principais partes em um contrato de fornecedores, é importante salientar a singularidade desse documento específico.
A relação entre duas empresas pode ser classificada em diversos tipos de vínculos. É possível, por exemplo, que uma empresa simplesmente esteja comprando um produto de outra, o que implica em um contrato de compra e venda.
Em outros casos, uma empresa pode assumir um contrato em que age como distribuidora de produtos fornecidos.
No caso do contrato de fornecimento, a característica mais importante é a continuidade da relação entre as empresas por um período previamente estabelecido de tempo. Isso é fundamental para que a empresa contratante possa garantir que a matéria prima, produto ou serviço contratado seja fornecido de modo adequado, sem nunca faltar ou sair dos padrões previamente estabelecidos.
Por isso, cada setor do contrato deve ser redigido de forma salvaguardar esse princípio.
Homologação de fornecedores – ante-sala essencial para qualquer contrato
Os procedimentos para fechar um contrato de fornecimento realmente adequado começam antes das assinaturas que oficializam a relação contratual entre as empresas.
De fato, uma gestão empresarial que leva a sério a sua cadeia de fornecimento precisa de um procedimento de gestão de fornecedores sofisticado.
A homologação de fornecedores é o processo pelo qual a empresa candidata à posição de fornecedora é validada por suas capacidades econômicas, fiscais, produtivas e legais, de manter o acordo estabelecido.
Deste modo, a homologação de fornecedores inclui:
- Verificação da operação física da empresa, com visitas à sede
- Checagem de certificações realizadas no país, como o ISO 9001
- Checagem com órgãos fiscais e governamentais
- Verificação da saúde financeira da empresa contratada.
Todo esse processo é essencial para quem quer garantir que o fornecedor correto está sendo escolhido. Esse procedimento, além disso, permite que a empresa contratante mantenha a distância de fraudes no fornecimento.
Direitos e deveres das duas partes
A definição prévia dos direitos e deveres da relação empresarial é parte essencial de qualquer tipo de contrato. No caso de um contrato de fornecimento ela é extremamente importante, já que as multas a serem pagas por um fornecedor que não cupra as obrigações são normalmente muito altas.
Considerando a natureza do contrato de fornecimento é devido salientar que, além de entregar o produto contratado, devem ser indicadas as condições ideais nas quais esse produto ou serviço deve ser entregue.
Na hora de redigir o contrato, nenhum dos detalhes importantes para a saúde da relação devem ficar de fora.
Alguns dos itens essenciais para garantir o cumprimento dos direitos e deveres de um contrato de fornecimento:
- O fornecedor deve comunicar em tempo hábil qualquer impossibilidade de entregar o produto contratado.
- Quando, onde e como o produto contratado deve ser entregue ao contratante.
- Quem (cargo ou setor da empresa) receberá o produto contratado e verificará a sua integridade.
- Quanto deve ser pago ao fornecedor e de que forma o pagamento será realizado.
- Prazos de pagamento.
- A depender do tipo de produto fornecedor, adicionar a correção monetária necessária.
Salientamos ainda a necessidade impreterível de que conste de maneira clara no contrato o prazo e a duração dos serviços. Ou seja, a vigência dessa relação entre as duas empresas. Isso é essencial por conta da relação temporal previamente estipulada entre as duas empresas ser o ítem que define o contrato de fornecimento.
Além da questão legal, o estabelecimento prévio de um regime de duração permite que ambas as empresas possam organizar as suas operações para garantir que os produtos sejam entregues/recebidos no prazo adequado.
Assim, a empresa contratada, caso decida finalizar a relação empresarial no final do contrato, terá tempo hábil para procurar novos fornecedores e diminuir os efeitos negativos da transição.
Do mesmo modo, o fornecedor que desejar encerrar a operação ao final do período de regência, deverá notificar com antecedência ao contratante, garantindo que o fornecimento seja entregue adequadamente até o final da relação.
Multas e sanções – perdas e danos
Uma relação entre entre empresas pautada pelo fornecimento costuma ser parte integral do funcionamento da empresa contratante. Nesse sentido, a inadimplência ou o abandono precoce do contrato pode prejudicar a empresa contratante de maneiras drásticas.
É por isso que uma parte essencial do contrato de fornecedores é esclarecer no contrato que a falta do fornecimento não exigirá apenas um retorno financeiro pelos produtos não entregues mas também uma punição concernente às perdas e danos do contratante causadas pelos problemas no fornecimento.
A multa equivalente tende a ser extremamente alta para os fornecedores e isso acaba se tornando uma segurança para a empresa contratante. Diante dessa dessa circunstância, o fornecedor irá preferir dar um jeito de continuar a entregar o produto conforme combinado do que ter de sofrer com a penalidade.
Da mesma forma, o contrato deve prever uma punição ao contratante que não pagar o fornecedor como combinado, demarcando muito bem os direitos e deveres das duas partes.
Lidando com o contrato de fornecimento no decorrer do tempo
Desde que esses tópicos sejam seguidos, o contratante estará garantindo um relacionamento seguro com seus fornecedores. No entanto, essas práticas têm de ser garantidas no decorrer do tempo.
A tecnologia pode ajudar em todos os procedimentos relacionados à gestão de fornecedores. O sistema ofertado pela EFCAZ permite que o contrato seja visto de maneira dinâmica, já que as informações concernentes ao histórico de relacionamento serão organizadas de maneira clara e facilmente acessível. Do mesmo modo, nossa aplicação para a gestão de fornecimento possui um sistema automatizado, capaz de conferir os dados da empresa contratada em órgãos de certificação e fiscalização governamental.
Isso não é tudo! Outras soluções como a assinatura digital são capazes de agilizar e facilitar a gestão de contratos de uma maneira inovadora e digna do empreendedorismo do séc. XXI. Conheça a EFCAZ e descubra todos os benefícios de uma gestão tecnológica da rede de fornecedores.
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