Na atualidade muito se fala em Contratos Digitais em diversas áreas. Neste artigo abordaremos os benefícios para o setor da saúde.
Os contratos digitais na área de saúde podem levar a uma melhor prestação de cuidados, melhor experiência do paciente e melhores processos de negócios. À medida que a tecnologia transforma o setor, as organizações de saúde estão usando tecnologias para otimizar fluxos de trabalho e gerar insights que aumentam a eficiência e reduzem custos.
Na área da saúde, a qualidade da experiência do paciente pode ter implicações de longo alcance. A experiência positiva do paciente leva a melhores resultados para ele, uma maior fidelidade e maior lucratividade, entre outros benefícios.
Organizações de saúde que não priorizam a experiência do paciente tendem a ficar para trás. De acordo com uma pesquisa do Black Book, empresa especializada em pesquisas de mercado no setor da saúde, 90% dos pacientes não sentem nenhuma obrigação de continuar com um provedor que não oferece uma experiência digital satisfatória.
Desde a simplificação dos consentimentos do paciente até a automatização de processos, as plataformas digitais, como servidores em nuvem e aplicativos de software como serviço, ajudam os provedores a acessar, armazenar e compartilhar dados e informações com mais facilidade e agir rapidamente.
Muitos gestores da área de saúde frequentemente subestimam como os sistemas desatualizados e desconectados e os processos manuais baseados em papel afetam negativamente a qualidade e a eficiência do atendimento ao paciente.
Na verdade, sem ferramentas e processos digitais modernos para fazer acordos e contratos, as equipes de atendimento perdem em média 30 minutos por paciente durante as admissões, transferências e altas – o que aumenta o custo do atendimento ao paciente em 75%.
Continuar a confiar em processos manuais baseados em papel afetará os pacientes e a lucratividade. Os pacientes esperam velocidade digital e conveniência em todos os aspectos de suas vidas, especialmente em relação à própria saúde.
É preciso, portanto, que sua organização esteja bem preparada em relação à transformação digital.
Benefícios da gestão de contratos digitais
Um sistema de gestão de contratos digitais inclui todas as pessoas, processos e tecnologias envolvidas na realização de acordos e contratos. Mais do que nunca, um sistema moderno de gestão de contratos é essencial para operações de saúde bem-sucedidas.
Seja em relação à admissão de novos pacientes, no processamento das reclamações e sugestões dos pacientes ou no consentimento de avisos de privacidade e leis regulamentares, um sistema de contratos totalmente digitalizado, automatizado e conectado se tornaram um imperativo em qualquer setor de negócios e prestações de serviços atualmente – com a saúde, não poderia ser diferente.
Mas porquê?
Assim como em todos os setores, os pacientes não aceitam mais de bom grado a imensa papelada necessária para firmar acordos e planos de saúde. Na verdade, em 2021, não é exagero dizer que muitas pessoas nem reconhecem mais a utilidade e a necessidade de se trabalhar em papel, em vias que não sejam digitais.
Mais ainda, a tecnologia de gestão de contratos digitais é fundamental para a saúde do paciente e da organização: os processos manuais baseados em papel levam, inevitavelmente, a mais erros e à diminuição da produtividade e maior gasto de tempo, deixando as organizações de saúde abertas a maiores riscos e provocando a insatisfação do paciente.
Além disso, a pandemia de COVID-19 mostrou o quanto a transformação digital é necessária não apenas para a evolução das tecnologias associadas às empresas e organizações de saúde, como na contenção de crises.
A tecnologia digital é necessária em todas as etapas da prestação de serviços de saúde. Desde testes clínicos e pesquisas até a alta do paciente, a automatização de processos e a digitalização de formulários em papel economizam tempo e dinheiro significativos – além da paciência do… paciente.
O que fazer?
Diante deste cenário, a sua organização de saúde deve se preparar. Para isso, ela pode adotar algumas práticas que vão colocar a organização na trilha certa da digitalização.
- Padronizar o gerenciamento de contratos na área de saúde:
A criação e renovação de contratos pode ser um processo complexo que envolve vários atores dentro e fora da organização de saúde. Portanto, é importante padronizar o processo para garantir que todas as etapas necessárias sejam executadas de forma consistente. Conforme os contratos são criados e movidos pela organização de saúde, as informações precisam ser enviadas, erros corrigidos, aprovações obtidas e assinaturas adicionadas. Ter um processo padronizado evitará erros inevitáveis e perda de tempo. Uma ferramenta útil é um fluxograma que descreve as etapas e os indivíduos pelos quais um contrato deve passar antes de ser finalizado.
- Gerenciamento de contratos de fluxo de trabalho e automação de processos na área de saúde:
Qualquer pessoa que trabalhe com contratos sabe que o processo de criação ou revisão do contrato pode ser facilmente interrompido quando um contrato fica preso na caixa de entrada de um indivíduo ou em sua mesa. Esses atrasos podem significar a diferença entre cumprir um prazo e perdê-lo – e, para uma organização de saúde, o bem-estar do paciente. Os fluxos de trabalho automatizados evitam isso, lembrando os indivíduos sobre as principais obrigações, datas de contrato e datas de rescisão, anexando essas informações ao contrato em um sistema automatizado. O sistema pode enviar lembretes por e-mail para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas. Muitos departamentos jurídicos corporativos esquecem que a gestão de contratos não é apenas um processo interno, é também um processo entrelaçado com as próprias obrigações e prazos do fornecedor.
- Vincular Contratos a Políticas e Procedimentos Gestão de contratos na área de saúde:
Os contratos andam de mãos dadas com políticas e procedimentos. Por exemplo, se você tiver uma política ou procedimento relacionado à segurança, pode ter um contrato associado às regras de segurança da ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar). Em um sistema de gerenciamento de contratos eficiente, você deve ter a capacidade de vincular cada contrato a políticas e procedimentos relevantes, criando uma integração perfeita para fins de conformidade. Isso provavelmente exigirá a adoção de um sistema eletrônico de gerenciamento de políticas e de um sistema eletrônico de gerenciamento de contratos.
- Criar um banco de dados de contratos e cláusulas jurídicas usados com frequência:
Para ter uma boa gestão de contratos na área da saúde, faça dos modelos o seu melhor amigo. Com frequência, cláusulas idênticas são usadas nos contratos de instituições de saúde. Muito tempo pode ser economizado preenchendo automaticamente essas cláusulas em seus contratos. A equipe jurídica da sua organização pode decidir quais cláusulas são mais usadas e elas podem ser escritas e alojadas em seu sistema de gestão de contratos. Além disso, os contratos comumente usados podem ser feitos em modelos e armazenados em seu sistema. Uma grande quantidade de tempo será economizada, o que pode ser focado nas partes exclusivas de cada contrato.
Soluções CLM para Saúde
O CLM (Contract Lifecycle Management), é um Software de Gerenciamento de Contratos que agiliza os processos de contratação em organizações e empresas, incluindo as de saúde. Ele reduz os riscos e projeta uma estrutura de gerenciamento de conformidade melhor.
Com um software de CLM, sua organização pode usufruir as seguintes vantagens:
- Criar e assinar contratos de associado personalizados, sem a necessidade de papéis ou encontros presenciais;
- Rastrear os dados para garantir que todos os documentos de conformidade da ANS sejam válidos;
- Garantir a conformidade da fatura para fornecedores e profissionais parceiros;
- Manter uma trilha de auditoria para todas as mudanças feitas em um contrato
- Estabelecer fluxos de trabalho padronizados com vários revisores e aprovadores, conforme necessário;
- Gerir relatórios para aumentar a transparência e a responsabilidade;
- Armazenar e gerenciar contratos e documentos de conformidade em um repositório pesquisável e seguro.
Então, se você é um gestor de uma organização do setor de saúde e acha que sua organização está em descompasso com as transformações digitais contemporâneas, nós temos uma dica para você: venha conhecer a ferramenta de CLM da Efcaz!
Grandes empresas do setor de saúde, como a Unimed e a Almed, já fazem uso da nossa ferramenta e usufruem dos benefícios de uma ferramenta de gestão de contratos 100% digitalizada, automatizada e conectada.
Consulte a nossa equipe e nosso blog e saiba mais sobre esta poderosa ferramenta e como ela pode fazer a sua organização mais eficiente e atualizada!
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