Visão de Processos: Houve um tempo em que o monitoramento dos processos empresariais tinham de acontecer totalmente por processos manuais
A tecnologia ajuda a manter uma visão em 360º em tempo real e te da uma visão de processos mais ampla da empresa, desde o planejamento até as campanhas de marketing e vendas e chegando na gestão de fornecedores. Entenda o escopo das mudanças nesse artigo.
A última década foi especialmente marcada pela evolução tecnológica. Estamos tão imersos nessa nova realidade que às vezes é difícil imaginar como os mesmos processos aconteciam antes.
A verdade é que tudo era um tanto mais lento. A gestão de fornecedores, por exemplo, exigia muito do secretariado e do armazenamento de documentos em espaços físicos, incluindo a gestão de contratos e o cuidado com o relacionamento com outras empresas, que acontecia totalmente por meio da telefonia tradicional e reuniões presenciais.
Hoje, com tanta velocidade incluída nos processos empresariais, o público está mais atento e demandando mais qualidade em todas as áreas de contato com os serviços e produtos. Esse fenômeno explica o porquê de expressões como “omnichannel” marcarem tanta presença nas publicações especializadas em tecnologia e mercado.
As empresas estão correndo atrás de manter todos os seus canais de comunicação padronizados e interconectados, o que só pode acontecer por meio de sistemas de visualização inteligente de todos os processos.
Veja a seguir alguns dos pontos cruciais que separamos sobre o tema.
Evitando “pontos cegos” na coleta de dados da empresa
Trabalhar com coletas de dados incompletas ou mal fundamentadas pode ser pior do que simplesmente não utilizar tecnologias de Big Data. Isso acontece porque dados desatualizados de clientes ou fornecedores, por exemplo, podem abrir espaço para uma visualização da empresa que não condiz com a realidade.
Cuidar da qualidade dos dados coletados é tão ou mais importante do que simplesmente adquirir bancos cheios de informação. É por isso que as plataformas de CRM inteligentes atuam na atualização automática e no uso de estratégias para fazer com que os usuários cadastrados atualizem seus perfis de tempos em tempos.
Conjuntos de dados incompletos também podem ocasionar transtornos na gestão interna da empresa. Sabemos, por exemplo, da importância de realizar visitas esporádicas nas plantas físicas dos fornecedores, para verificar se existem incoerências entre a prática e o que foi delimitado contratualmente.
Dentro da empresa, a tecnologia ajuda a cada dia a diminuir os pontos cegos. Tecnologias de IoT (Internet das Coisas), por exemplo, utilizam sensores digitais para detectar vazamentos ou gastos desnecessários em energia elétrica. Graças a essa visão ampliada, é possível realizar ações reativas, ao invés de ter de descobrir a origem do problema apenas quando a conta chegar no final do mês.
Evitar pontos cegos na coleta de dados significa gerenciar todas essas informações com presteza e acompanhar o funcionamento de sistemas automatizados de perto. É assim que a visão total dos processos pode ser confiável e ajudar a desenvolver uma operação cada vez mais fluida.
Integrando áreas distintas da empresa: ponto de vista holístico
No modelo tradicional de negócios, as empresas eram formadas por departamentos separados e que agiam de forma autônoma, apenas integradas ao final do processo e na visão do gestor. No entanto, a era da informação pôs um fim para essa tendência que hierarquizava funções e muitas vezes não aproveitava o que havia em comum entre as diversas partes da operação.
Hoje, no entanto, é preciso a cada dia integrar mais as partes da empresa, transformando-a em uma entidade total, completa em suas funcionalidades. A visão em 360º graus dos processos participa dessa ideia, angariando dados de setores como marketing, vendas e suporte, e oferecendo insights válidos para qualquer uma das áreas que se comunicam.
Nesse sentido, trata-se de um modo muito mais colaborativo entre as áreas.
Para olhar o ambiente corporativo como uma entidade holística, é preciso identificar alguns pontos chave:
Como as pessoas envolvidas no processo enxergam as capacidades específicas de cada departamento?
Um banco, por exemplo, pode ter uma área de empréstimos que é diretamente ligada a de recursos financeiros, que por sua vez pode passar por uma área geral de análise fiscal, entre outras, tudo para gerar um produto final coerente.
Quais são as atividades da empresa que cruzam em determinado serviço ou produto?
Ao nível mais profundo de cada setor, atividades como atendimento, design de produtos e planejamento de campanhas de vendas, podem ser integradas em um mesmo conjunto de dados.
Quais são as atividades elementares que cada departamento emprega na busca do resultado final?
Se o resultado final for lucro, por exemplo, é possível entender quais são as atividades integradas de todos os departamentos que resultam em receita, a despeito daquelas que são meramente administrativas. Até mesmo um setor responsivo, como o de suporte aos clientes, pode gerar margem para lucros ao permitir a tomada de dados cruciais para setores como controle de qualidade, inovação e design de produtos.
A rede de suprimentos da empresa: para além do local
A visão de ponta a ponta é importantíssima dentro da empresa, mas em muitos casos a visão interna não é suficiente. Empresas que lidam com cadeias de fornecimento mais complexas precisam lidar com a importância de conhecerem a fundo os processos internos de quem está fornecendo suas matérias-primas. Em alguns casos, empresas chegam até a considerar a participação ativa na gestão de estoque dos fornecedores, em busca de maior controle do ciclo produtivo.
Em alguns casos, o cuidado em criar redes de fornecedores alinhadas quanto a cultura de trabalho pode evitar acidentes e prejuízos para o nome de uma empresa. Uma plataforma SRM focada em gestão de documentos, histórico de relacionamento e cadastro de empresas parceiras pode ser ideal para otimizar o cuidado com a rede de suprimentos. Entenda um pouco mais sobre os benefícios de uma plataforma SRM como a oferecida pela EFCAZ.
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