Como criar um manual de fornecedores digital

Voltar | Por Efcaz 29/1/2024

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Manter um negócio lucrativo e competitivo no mercado é um dos maiores desafios da atualidade, tanto por estar relacionado com a transformação digital quanto com a competitividade dos fornecedores. Nesse sentido, o manual de fornecedores faz toda a diferença para a construção e implementação do SRM. Além disso, ele ainda auxilia na competitividade da cadeia logística e de suprimentos.

Neste artigo, vamos te explicar como criar um manual de fornecedores digital e como implementá-lo com efetividade.

Como funciona a gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores, também conhecida como Supplier Relationship Management (SRM), é uma área da gestão que trata de vários aspectos:

Criação de metas para o fornecimento de matéria-prima
Prazos competitivos
Conferência e homologação destes fornecedores

É importante destacar que todos esses aspectos compõem o ciclo operacional de uma empresa e, por isso, todas as fases devem ocorrer de maneira hábil para não impactar os processos produtivos. Seguindo essa lógica, o principal objetivo da gestão de fornecedores é garantir que todos os recursos sejam utilizados de maneira efetiva, sem causar custos excessivos, retrabalho e atraso nas entregas do produto final para os clientes.

5 passos para fazer uma boa gestão de fornecedores

O princípio básico é compreender que a gestão de fornecedores deve ocorrer de maneira estratégica, direcionada e focada em resultados, para que assim os processos fluam da maneira adequada.

Assim, listamos 5 passos que você deve seguir para fazer uma boa gestão de fornecedores e para montagem do seu Manual de Fornecedores .

Planejamento estratégico

O primeiro passo para construir um bom SRM é ter um planejamento estratégico claro, conciso e realista, garantindo que a gestão dos fornecedores esteja alinhada com os objetivos da empresa. De modo geral, o planejamento estratégico pode ser compreendido como um mapa geral da empresa, que define o que ela é, onde ela está, onde ela deseja chegar, e claro, o que fazer para atingir esse grande objetivo.

Na fase de planejamento estratégico, o primeiro passo é refletir sobre onde você deseja chegar com a sua empresa e, assim, definir os seus objetivos. Eles devem ser mensuráveis e ter uma data prevista para acontecer.

Considere aspectos como:

Missão, visão e valores da sua empresa, os direcionadores de todas as ações organizacionais;
Verba disponível para o gerenciamento, incluindo valores mínimos e máximos para a execução das ações e estratégias definidas;
Necessidades de suprimentos, como recursos materiais e de pessoal;
Volume e organização de demandas, considerando as demandas primárias e as demandas que serão terceirizadas;
Metas e indicadores de desempenho para os fornecedores;
Estrutura da cadeia de produção e como ela deve fluir para que os produtos ou serviços sejam entregues em tempo hábil.

Para executar o planejamento estratégico, existe uma ferramenta de gestão que materializa o planejamento de maneira hábil: o Ciclo PDCA.

Ciclo PDCA

Para complementar o processo de execução e validação do planejamento estratégico, você pode utilizar o Ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão excelente para mensurar a qualidade e corrigir erros no processo de definição de estratégias.

Basicamente, o Ciclo PDCA trabalha quatro aspectos básicos de gestão, organizados da seguinte forma:

Plan (Planejar): Definição das metas, objetivos e indicadores de desempenho do planejamento;
Do (Fazer): Execução de todas as ações para alcançar as metas e objetivos;
Check (Verificar): Comparação do que foi planejado com o que foi executado, identificando as falhas no processo e as oportunidades de melhoria;
Act (Agir): Realização das melhorias necessárias e encerrar o ciclo, aprimorando as ações e o planejamento.

A ideia principal é estabelecer um parâmetro para mensurar o desempenho entre o fornecedor e a sua empresa para poder definir se o processo está ocorrendo de forma satisfatória ou não.

Políticas internas

Após a definição das estratégias, você deve estabelecer as políticas internas para a gestão de fornecedores. Elas serão o direcionador das relações entre a empresa e os terceiros, que compõem toda a cadeia logística.

Assim, as políticas internas consistem em orientações gerais, intenções e objetivos da organização quanto à qualidade e aos parâmetros básicos de todo o processo. O que inclui recomendações sobre o que deve ser feito nos momentos de decisões sobre os processos e produtos. Contudo, é importante lembrar que as políticas internas devem ser construídas com base na sua missão, visão e valores definidas dentro do planejamento estratégico.

Qualificação, validação e homologação de fornecedores

O terceiro ponto para um bom SRM é a qualificação, validação e homologação desses fornecedores, que tem como principal objetivo otimizar os processos ao longo da cadeia de suprimentos e garantir que tudo ocorra com segurança. Aqui, é importante considerar as diretrizes, requisitos e ações pré-definidas para aprovar o seu fornecedor. Desta forma, você otimiza todo o processo e garante a efetividade do contrato. Mas lembre-se: todos esses detalhes devem estar ligados com a otimização do tempo e dos recursos disponíveis.

Monitoramento e avaliação de fornecedores homologados

Finalmente, vem a etapa de monitoramento e avaliação dos seus fornecedores. Isso vai garantir que a relação de consumo ocorra de forma eficaz. Essa fase é importante porque está diretamente relacionada com o padrão mínimo de qualidade exigido dos fornecedores, em especial com a gestão das práticas de compras.

Aqui, um checklist de avaliação pode te ajudar a cobrir todos os seguintes itens:

Qualificação de fornecedores;
Certificações e selos de qualidade;
Estabilidade financeira do fornecedor;
Desempenho operacional;
Práticas e processos de gestão;
Especificação do produto ou serviço que está sendo negociado com o fornecedor;
Cotação de preço para verificar a competitividade no mercado.

Todos esses detalhes são essenciais para garantir que os processos de compra sejam bem aproveitados e que não haja nenhum gap ao longo da cadeia de suprimentos, construindo assim um manual estratégico de boas práticas.

Como o Manual de Fornecedores ajuda na comunicação e nos processos internos da sua empresa?

De fato, o processo de construir uma boa gestão de fornecedor é bastante longo e exige muita atenção aos detalhes. Assim, a forma mais ágil é por meio da implementação de um sistema de gestão de fornecedores. Um bom sistema de gestão de fornecedores é aquele que possibilita a automação do cadastro dos fornecedores, além de facilitar a consulta de dados, certificações e selos de qualidade, tornando o processo muito mais estratégico. Quer saber mais sobre o SRM e sobre como ser mais eficiente na homologação de fornecedores? Entre em contato com os nossos especialistas e saiba mais sobre a ferramenta.

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