A gestão de SRM é um termo popularmente adotado para se referir a todas as tarefas de relacionamento com os fornecedores.
A sigla refere-se ao nome em inglês: Supplier Relationship Management, que significa Gestão de Relacionamento com Fornecedores.
O objetivo é promover o alinhamento entre esses parceiros e a empresa, garantindo o cumprimento de prazos, em condições de preço favoráveis e com qualidade nas entregas de produtos e serviços.
Entre os benefícios, está a melhora da competitividade e da lucratividade da empresa, que aumentam com a mesma proporção que o status dos profissionais do setor de compras. Por isso, confira como otimizar a Gestão de Relacionamento com Fornecedores para agregar esses ganhos.
Levante e registre informações
Tudo começa com a formação de uma base de dados segura, confiável, detalhada, acessível e útil. Não é possível administrar qualquer atividade sem informação sobre os processos e os envolvidos.
Por isso, a atividade mais elementar de um sistema de SRM é o armazenamento de dados sobre a rede de fornecedores e os detalhes de relacionamento com cada um deles, especialmente de desempenho.
Na atualidade, é impensável que esse armazenamento ocorra sem um sistema informatizado. Além de aspectos fundamentais de segurança, agilidade, produtividade e detalhamento de informações, esse recurso permite consultas em tempo real e com uma apresentação que facilita a análise.
Por meio de um painel gerencial, fica mais fácil perceber inconsistências, problemas e pendências. Além disso, você não perde tempo com processos manuais de geração de relatórios, que, além de lentos, são menos precisos e detalhados.
Quando são agregadas tecnologias de gestão de contratos e funcionalidades de autocadastramento de fornecedores e de certificação, por exemplo, os ganhos superam os próprios benefícios da gestão do relacionamento, pois melhoram a produtividade e economizam recursos até mesmo nas tarefas de SRM.
Estabeleça critérios importantes
Para que essa avaliação seja efetiva, é preciso determinar critérios comparativos, que devem ser usados desde o momento de seleção do fornecedor. Basicamente, será necessário identificar a capacidade de fornecimento, a qualidade dos produtos e serviços e a saúde financeira de cada empresa analisada.
Você pode usar esses critérios em avaliações mensais, trimestrais ou semestrais para cada classe de fornecedores, mas elas precisam ser periódicas e sistemáticas. Ou seja, não basta fazer uma única avaliação de seleção e, depois, apenas acreditar que o fornecedor será eficiente.
Segmente seus fornecedores
Um bom controle de SRM é feito com a separação dos fornecedores por categorias. Esse formato de monitoramento permite a geração de relatórios mais específicos e úteis, uma vez que você não vai consultar dados de toda a sua lista sempre que buscar por uma informação.
Talvez você precise saber algum detalhe apenas dos fornecedores de um determinado ramo de atividade, de uma região, de certo nível de desempenho, da participação dele no seu total de compras ou a importância dele para a empresa, por exemplo.
Capacite os funcionários em gestão de SRM
É determinante compreender que o relacionamento não ocorre apenas entre empresas, mas também entre as pessoas. Por mais que os critérios de avaliação da qualidade da relação comercial envolvam detalhes de interesse direto da organização, como prazos, são as pessoas que interagem e que executam as várias tarefas necessárias para atender a cada critério.
Mais do que conhecer as boas práticas de gestão de relacionamento com fornecedores, a equipe precisa absorver a cultura do SRM. Isso significa compreender a importância desses parceiros para o negócio e envolve a criação de uma estrutura que facilite a relação com eles.
Para isso, os processos devem estar claramente definidos, assim como as necessidades que eles geram e que podem ser atendidas pelos fornecedores, como horários ideais de entrega. Essa é uma demanda importante para que o alinhamento entre a empresa e os seus fornecedores ocorra.
Monitore o desempenho dos fornecedores
A avaliação periódica da performance permite encontrar os principais gargalos na sua relação com os fornecedores e buscar formas de resolvê-los. É preciso deixá-los informados sobre detalhes do serviço, para que seja possível encontrar uma solução dos eventuais problemas.
Lembre-se de que a atividade de SRM depende de um alinhamento entre as operações de comprador e vendedor. Por isso, essa relação precisa amadurecer com foco nos pontos a serem resolvidos.
Transmita feedbacks corretamente
As pessoas costumam ser resistentes à crítica, mesmo quando ela é construtiva. Afinal, existe certo incômodo em saber que nosso desempenho não agrada. Desse aspecto, é preciso estabelecer uma postura profissional e prática para trocar esse tipo de informação.
Note que o fornecedor também quer melhorar. Assim como a sua empresa, esses parceiros também buscam formas de aprimorar seus processos. Por isso, qualquer feedback deve ser valorizado.
Como você definiu critérios objetivos de avaliação de desempenho, como a taxa de cumprimento de prazos, qualidade, média de preço e flexibilidade, não precisará simplesmente “reclamar”. Em vez disso, passe informações concretas e objetivas sobre o impacto que o trabalho dele tem na sua eficiência, lucratividade e competitividade.
Esses são aspectos de interesse dos seus fornecedores, uma vez que eles influenciam o seu volume de compras. Afinal, quanto mais você vender, mais precisará comprar.
Valorize os bons fornecedores
Mas não é só de críticas que se faz um bom relacionamento. Os pontos positivos devem ser reconhecidos e compensados.
É importante para a empresa manter uma rede de fornecedores que garanta várias opções para cada categoria. Porém, aqueles com melhor desempenho devem ser priorizados.
Assim, além de melhorar os seus resultados, você cria um estímulo adicional para que eles melhorem continuamente.
Neste texto, foi possível ver a complexidade da gestão de SRM. Para conseguir um nível de excelência satisfatório, as empresas desenvolvem as competências necessárias ao longo do tempo, acompanhando o desempenho, identificando inconsistências e solucionando-as.
Porém, é possível reduzir o tempo necessário para alcançar os melhores resultados, contando com ajuda especializada na gestão de SRM. Além de agregar um conhecimento adquirido, essa contribuição tem a vantagem de permitir um olhar externo, o que favorece a prevenção de problemas — no lugar de ações do tipo “apagar incêndio”.
Quer saber mais detalhes sobre as vantagens e condições dessa ajuda especializada? Entre em contato conosco e conte com a postura colaborativa da nossa equipe!
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