Quais os principais desafios no departamento jurídico na atualidade quando falamos de advocacia 4.0? Confira sobre o assunto
São processos, contratos das mais distintas naturezas, procurações, etc, este são somente alguns desafios quando falamos de advocacia 4.0. Afinal, é esse departamento que realiza os procedimentos pertinentes às regulações legais e judiciais da vida administrativa das empresas. Mas quais são os maiores desafios para se lidar em um departamento jurídico?
A adoção das soluções da transformação digital pelas empresas já é uma realidade. Sabemos o quanto elas são importantes para a manutenção da competitividade, para aumentar a produtividade, diminuir os riscos e otimizar a eficiência e agilidade da rotina e dos fluxos de trabalho.
Com o departamento jurídico, os benefícios não seriam diferentes. Mas acontece que muitas vezes, pelas tarefas altamente especializadas, esse departamento fica de fora das soluções digitais. Contudo, principalmente com a pandemia e com a advocacia 4.0, essa realidade começou a mudar.
A tecnologia intensificou sua presença nos departamentos jurídicos, mostrando a sua relevância para a gestão de contratos.
Por isso, neste artigo vamos falar sobre os 4 principais desafios dos departamentos jurídicos e apresentar algumas soluções que a transformação digital traz para te ajudar a lidar com eles.
Os 4 desafios enfrentados pela advocacia 4.0
Os principais desafios dos departamentos jurídicos estão relacionados com a necessidade de mudanças operacionais e culturais dos modelos de gestão.
Elencamos para você os 4 principais desafios enfrentados pelos departamentos jurídicos. Vamos entendê-los.
1. Organização e armazenamento em nuvem de documentos
Uma organização eficiente é um dos principais desafios encontrados por esse setor, principalmente pelo alto volume de documentos e contratos. Uma das principais dificuldades está no armazenamento que, em muitos ambientes, ainda acontece em arquivos físicos.
O arquivo físico e a insistência no papel dificultam o acesso e a busca, trazendo perda de tempo e morosidade para a rotina. Sem contar que a ineficiência da organização e do armazenamento aumentam os riscos de erros humanos, assim como a possibilidade de perda e danificação dos contratos. Isso sem contar os gastos inerentes à manutenção de um arquivo físico.
2. Eliminação nas tarefas manuais
Outro desafio é abandonar 100% as tarefas manuais. A inteligência Artificial (IA) está aí para automatizar inúmeras funções de maneira segura e aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho de uma maneira inalcançável pelos métodos manuais tradicionais.
Ao eliminar as tarefas manuais e aderir às soluções da IA no departamento jurídico, os agendamentos são automatizados, modelos de contratos com pré-textos de base podem ser usados, a assinaturas, através do uso das assinaturas eletrônicas, podem ser coletadas com apenas alguns clicks. Dessa forma, os custos operacionais envolvidos na elaboração de um contrato são drasticamente reduzidos, fazendo valer a pena o investimento na tecnologia.
Eliminar as tarefas manuais não só aumenta a eficiência do setor, mas também coloca o departamento jurídico dentro de uma abordagem e de uma visão de negócios que combina com o século XXI e com a agilidade pertinente à manutenção da competitividade das empresas.
3. Resposta rápida às demandas
Muitas vezes, por falta de investimento adequado em tecnologias que otimizem a gestão, os departamentos jurídicos ficam sem capacidade de resposta rápida às demandas da empresa. Isso prejudica, inclusive, a integração entre os setores e a própria competitividade e capacidade produtiva da empresa.
4. Entrar na Advocacia 4.0
Principalmente com a pandemia, o setor jurídico se viu diante dos entraves de circulação da população e do fechamento dos estabelecimentos. Isso provocou uma grande transformação e intensificação na prática da advocacia, a chamada advocacia 4.0, baseada na adesão da tecnologia como parte das operacionalizações e estratégias de atuação do setor.
Mas realizar a transição para novos modelos de operacionalização engajados com as soluções digitais pode ser difícil.
Por isso também separamos para você algumas dicas de como as soluções tecnológicas podem te ajudar a lidar com todos esses desafios e entrar de vez na advocacia 4.0
O departamento jurídico e as ferramentas SRM
A primeira dica é investir na digitalização de ponta a ponta dos processos e nas ferramentas de gestão proporcionadas pela Era Digital.
Quando falamos em gestão de contratos e fornecedores, uma das principais tendências são as ferramentas SRM. O departamento jurídico pode solucionar uma série de desafios, como os elencados acima, com elas.
SRM vem da sigla Supplier Relationship Management. Trata-se de um conjunto de ferramentas digitais que automatizam a gestão de fornecedores, da elaboração de contratos, passando pela revisão e armazenamento até a conformidade e a verificação dos prazos de vencimento e de renovação. A automação traz consequências benéficas para a otimização dos fluxos de trabalho em geral, aumentando a capacidade de resposta e muito mais.
Confira mais benefícios dessa ferramenta.
Confiança e segurança
O SRM facilita a troca de informações entre a empresa contratante e a fornecedora, garantindo dados mais organizados e confiáveis a respeito dos processos que ocorrem entre elas, reduzindo, assim, a possibilidade de erros que podem incorrer em processos judiciais.
Podemos compreender o SRM como um conjunto de estratégias e ferramentas voltadas para otimizar a comunicação da empresa com a supply chain, garantindo melhorias na coleta de dados para analisar a qualidade desses relacionamentos e os potenciais riscos jurídicos.
O software SRM consiste em sistemas automatizados desenvolvidos para substituir processos manuais e torná-los assim mais ágeis, eficientes e seguros.
Diminuímos, assim, a influência da burocracia no setor e o índice de falhas é reduzido, a confiabilidade das informações é elevada e o fluxo de dados fica mais acessível a todas as partes envolvidas.
Centralização das informações
A ferramenta conta com um painel que mostra toda a vida documental, que pode ser organizada a partir das categorias pertinentes como, por exemplo, tipos de contratos ou relevância. E o melhor: você pode visualizar toda a organização através do painel da plataforma e ter uma visão global e centralizada da vida contratual.
Notificações automatizadas
Isso significa que você fica sempre um passo à frente dos prazos e vencimentos.
Assinaturas eletrônicas
A coleta de assinaturas é feita digitalmente com validade jurídica. Também em alguns clicks todas as assinaturas estão coletadas sem necessidade de espera, circulação do papel e mediação de correios e cartórios.
Pronto para superar os desafios do seu departamento jurídico e entrar na advocacia 4.0? Conheça as ferramentas SRM da Efcaz e solucione os seus desafios de modo sustentável!
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