A utilização de um KPI de compras é uma das bases essenciais da gestão do setor. O monitoramento desses números facilita a identificação e priorização dos aspectos que precisam ser melhorados para aumentar a eficiência.
É com base nesses indicadores que você pode mensurar o risco relacionado aos fornecedores, gerenciar a adequação deles às suas normas e, desse modo, manter a segurança de que você precisa — sempre mantendo seu foco estratégico.
Pensando nisso, elaboramos este post sobre o tema. Continue a leitura e confira o que você não pode deixar de saber sobre o assunto!
O que é KPI de compras?
KPI é a sigla para Key Performance Indicator, ou indicador chave de performance. Também são chamados de indicadores de desempenho e são a forma de mensurar o resultado do departamento de compras de acordo com os critérios importantes para o seu negócio.
É por isso que o termo original menciona a palavra “chave”. Desse ponto de vista, um KPI deve representar o que é essencial para sua estratégia e não os detalhes secundários de pouca influência nos seus objetivos de gestão.
Desse modo, eles permitem que você monitore suas metas, acompanhe a diferença entre o previsto e o realizado e trace novos objetivos de aprimoramento a cada novo período de controle. Vejamos como determiná-los com alguns exemplos para que o conceito fique mais claro.
Como determinar os KPIs de compras do seu negócio?
O que garante que você esteja trabalhando com indicadores chave é a correspondência às suas estratégias. Por exemplo, um dos pontos chave do setor de compras é fazer uma boa previsão de demanda e uma ótima programação de compra, com os pagamentos ajustados ao seu fluxo de caixa e à sua produção.
Uma forma de controlar isso é gerando um KPI que reflita a precisão dos pedidos. Isso pode ser feito verificando em que percentual as ordens de compra foram cumpridas e comparando esse resultado com o giro de estoque, buscando identificar a porcentagem de itens parados ou faltantes.
Ficou clara a grande vantagem de um KPI de compras? Com um simples número você pode acompanhar um aspecto de grande importância e, conforme o resultado, verificar dados mais analíticos que permitam identificar o que está influenciando negativamente seus resultados.
Quais os principais KPIs de compras?
Lead time
É o período entre a requisição de um item e a disponibilização dele para o setor que o solicitou. Ele é uma medida de eficiência da operação de compra.
Nível das entregas
Compara o prazo esperado de entrega com a data efetiva de recebimento do produto. É um indicador que avalia o nível de confiança e eficiência dos seus fornecedores.
Taxa de devoluções
Se refere a quantidade de produtos devolvidos por falta de conformidade, erros de entrega ou defeito. Esse KPI é importante para ajudar a identificar a eficiência dos processos de compra, a seleção e qualificação de fornecedores.
Produtividade
Existem diferentes formas de acompanhar a produtividade da equipe de compras. Você pode levantar a quantidade de tarefas executadas, como solicitações de compra e transações realizadas, por exemplo.
Saving
Essa métrica mede a capacidade de negociação da equipe de compras. Seu cálculo é gerado com o levantamento da diferença entre o que foi orçado e o que foi efetivamente pago. É fundamental para o setor financeiro.
Evolução de preço
Esse KPI mede a diferença do preço praticado entre a última compra e a anterior. Muito importante para dar uma ideia geral do impacto de alteração de preço na lucratividade.
Prazo médio de pagamento
Esse é um indicador muito importante nas suas previsões de pagamento quando ocorre aumento das vendas. Mas é muito simples de calcular, pois se trata do prazo médio de pagamento dos fornecedores.
Assim, fica evidente que o monitoramento de um KPI de compras ajuda muito na gestão, mas pode ser bastante difícil levantar cada um deles com cálculos manuais ou planilhas. Nesse aspecto, a tecnologia embarcada nos sistemas de gestão de fornecedores facilita a apuração, o acompanhamento e a precisão desse tipo de levantamento.
Agora que você já sabe mais sobre os KPIs, leia nosso post sobre segurança e agilidade na cadeia de suprimentos. O que acha?
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