Descubra como manter o controle de documentos de acordo com os padrões da ISO 9001 versão 2015 neste esclarecedor artigo. Explore estratégias e melhores práticas para garantir a conformidade com os requisitos da norma, otimizando processos e assegurando a eficácia da gestão documental em sua organização
A ISO 9001 versão 2015 é uma ferramenta importante do controle de qualidade, que ajuda as organizações a elaborarem suas políticas de conformidade e segurança e, como resultado, monitora e aponta falhas nos procedimentos da empresa. O controle de documentos desempenha um papel central na metodologia de gestão empresarial, sendo fundamental para garantir a eficiência e a segurança das operações, sem que, com isso, se perca em eficiência de gestão. Quando falamos sobre a gestão de documentos, estamos nos referindo diretamente à responsabilidade da empresa em cuidar e proteger suas informações de maneira adequada, abrangendo desde a criação até o armazenamento, organização, controle de versões e eventual descarte dos documentos.
Essas práticas são essenciais para preservar a integridade e a confidencialidade das informações, além de cumprir com as obrigações legais e regulatórias, ao mesmo tempo em que otimiza e agiliza os processos de uma empresa moderna. A gestão adequada de documentos contribui para a eficiência operacional e para a tomada de decisões embasadas em informações confiáveis, tornando-se um aspecto crucial da estratégia empresarial. Ele é cada vez mais determinante no sucesso das empresas contemporâneas e merece toda a sua atenção. Quer saber mais sobre o assunto, promover a qualidade e melhorar os seus resultados? Então, continue a leitura para conferir como gerir documentos seguindo a normativa ISO 9001 versão 2015!
O que é a ISO 9001 versão 2015?
A ISO 9001/2015 é amplamente reconhecida como uma norma global de qualidade utilizada por empresas de todos os setores e tamanhos. Seu objetivo é promover uma política de qualidade eficaz, permitindo que as organizações atendam às necessidades dos clientes e cumpram as regulamentações aplicáveis. Ao adotar a ISO 9001/2015, as empresas podem aprimorar seus processos, identificar oportunidades de melhoria e garantir a conformidade, fortalecendo sua reputação e competitividade no mercado. A ISO 9001 versão 2015, ao incentivar uma busca constante e sistemática pela melhoria da qualidade dos processos, capacita as organizações a desempenharem com maior eficácia sua função de proporcionar satisfação aos clientes. Ao implementar os requisitos da norma, as empresas podem aprimorar a experiência de compra e uso dos produtos ou serviços oferecidos, resultando em maior fidelização e satisfação por parte dos clientes. Esse compromisso com a qualidade reflete diretamente na imagem da empresa, fortalecendo sua reputação no mercado e criando vantagem competitiva sustentável.
Quais os aspectos regulados?
Para cumprir com esses objetivos, a norma determina que certos requisitos sejam atendidos. São eles:
- Garantir que a informação esteja disponível para uso — elas são documentadas para servirem de apoio à execução dos processos;
- Proteção da informação — relacionada, principalmente, à segurança da informação. Algo muito valorizado e regido por leis internacionais;
- Distribuição eficiente — para que os usuários possam utilizá-las;
- Preservação e armazenamento — como garantia da integridade das informações;
- Monitoramento de alterações — para garantir conformidade e informações atualizadas;
- Disposição e retenção — relativo ao período de validade de cada documento informativo.
Qual o seu impacto na gestão de documentos?
A grande mudança da norma ISO 9001/2015 reside na sua abordagem mais eficiente em relação ao controle de documentos. Ao contrário das versões anteriores, que exigiam o cumprimento de regras genéricas, a nova norma adota uma abordagem baseada na necessidade de submeter-se a procedimentos específicos. Essa mudança de paradigma na norma ISO 9001/2015 oferece às empresas a oportunidade de direcionar seus esforços para os objetivos essenciais de gestão, segurança e disponibilização da informação. Ao contrário da abordagem anterior, que enfatizava a conformidade pela conformidade, a nova norma incentiva as organizações a buscar resultados tangíveis e relevantes. A norma ISO 9001/2015 enfatiza a importância de estabelecer metas e indicadores de desempenho que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Isso significa que as empresas são encorajadas a identificar suas necessidades específicas de gestão, segurança e disponibilização da informação, e desenvolver abordagens personalizadas para alcançar esses resultados.
Essa mudança de perspectiva promove uma cultura de melhoria contínua, onde as empresas são motivadas a buscar constantemente formas de aprimorar seus processos, identificar oportunidades de crescimento e elevar os níveis de satisfação dos clientes. Ao se concentrar em resultados tangíveis e relevantes, as organizações podem obter benefícios significativos, como maior eficiência operacional, redução de custos, aumento da qualidade dos produtos ou serviços e uma melhor reputação no mercado. Em suma, a norma ISO 9001/2015 permite que as empresas adotem uma abordagem mais direcionada e eficaz, concentrando-se em resultados concretos que impulsionam o sucesso e o crescimento sustentável. Ao implementar os princípios da norma, as organizações podem se posicionar de forma competitiva, superar as expectativas dos clientes e alcançar a excelência em seus processos de gestão, segurança e disponibilização da informação.
Como os softwares específicos ajudam no controle de documentos?
Existem softwares específicos para gestão de documentos desenvolvidos de acordo com as diretrizes da norma ISO 9001/2015, que desempenham um papel fundamental na facilitação do processo. A organização é um elemento-chave em iniciativas de melhoria da qualidade, pois não é possível alcançar avanços significativos sem uma estrutura bem estabelecida. Esses softwares oferecem uma variedade de funcionalidades que agilizam e automatizam o controle de documentos, além de servirem como guias para os envolvidos, proporcionando mecanismos para identificar possíveis inconformidades. Eles são projetados para promover a organização e a eficiência na gestão de documentos, simplificando tarefas como classificação, armazenamento, controle de versões e acesso. Como mencionado, a adoção da ISO 9001/2015 e o uso de sistemas específicos para sua implementação trazem benefícios tangíveis para a proteção e o acesso fácil às informações importantes para o negócio.
Ao implementar uma solução de gestão de documentos alinhada com a norma, as empresas podem melhorar a segurança, a eficiência e a qualidade dos processos relacionados aos documentos. Para se manter atualizado sobre temas relevantes para o seu negócio, não deixe de visitar nosso blog, acompanhar nosso canal no Youtube e outras redes sociais! Aproveite e entre em contato para agendar uma demo de nossos produtos. Você receberá informações valiosas que o ajudarão a tomar decisões embasadas em conhecimento, com a ajuda dos especialistas que mais entendem do assunto!
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