Algumas décadas atrás as pessoas achariam loucura se alguém propusesse a automatização da gestão de contratos. Ainda hoje, muitos se espantam ao descobrir que isso é possível por meio de um software. Mas além de possível, é mais fácil e viável do que se imagina.
Os benefícios são inúmeros em todos os processos automatizados e, no que se refere aos contratos, eles podem ser classificados em termos de aumento de eficiência, de segurança e de redução de custos. Por isso, protelar o uso desse recurso significa menos satisfação dos usuários, prejuízo e risco — fraquezas que nenhum empreendedor deseja para a empresa.
Por isso, confira os benefícios que relacionamos para você e entenda melhor o funcionamento dessa importante ferramenta! Basta seguir com a leitura!
1. Ganho de produtividade
Otimizar a produtividade é um ganho inerente a todo processo de automação. Além disso, é o aspecto que mais facilita a mensuração do retorno sobre o investimento na tecnologia. Isso porque basta calcular o ganho de tempo obtido e multiplicá-lo pelo custo por hora de cada trabalhador.
Contudo, o ganho mais significativo está no aproveitamento que a empresa faz desse tempo de trabalho excedente. Os colaboradores podem usá-lo para se concentrar em atividades mais estratégicas, como o relacionamento com fornecedores, por exemplo.
2. Gestão de riscos
A gestão de riscos é outro benefício que a tecnologia proporciona com a automatização. A organização dos documentos, o controle mais preciso e efetivo dos prazos de vencimento e o aumento da segurança, por exemplo, diminuem os riscos envolvidos no relativo aos contratos.
Isso ocorre, especialmente, no que se refere à segurança jurídica das relações compactuadas com os fornecedores. Diante de um desacordo comercial ou descumprimento de obrigações, o extravio de um contrato ou a simples falta dele por qualquer motivo, inviabiliza a tomada de providências cabíveis de acordo com o pactuado, e ainda, coloca a empresa na dependência de que o parceiro contratado esteja disposto a honrar o prometido.
Muitas vezes, isso não ocorre por má fé, mas por um entendimento equivocado sobre o acordo. Os contratos também servem para deixar as regras claras, explícitas e objetivas.
3. Integração
A integração é uma tendência irreversível no momento atual. As empresas se esforçam para que os sistemas, procedimentos e canais de contato funcionem em sinergia, como forma de proporcionar uma melhor experiência para os clientes e de ganhar eficiência.
A automatização da gestão de contratos facilita esse processo ao digitalizar documentos e ao permitir a consulta e o manuseio desses arquivos eletronicamente. O acesso a eles é facilitado para todos os departamentos e parceiros envolvidos.
Quando todos os participantes na relação pactuada — como contratado e contratante, departamento financeiro e de compras, por exemplo — podem ter acesso aos detalhes do contrato, isso diminui a necessidade de consultas buscando informação.
Desse ponto de vista, é importante contar com um software que possua a gestão de recursos como uma funcionalidade integrada, no lugar de vários programas que não “conversam” entre si.
4. Segurança
Segurança e agilidade são outros componentes fundamentais na administração moderna. Especificamente em relação à segurança, a gestão eletrônica e automatizada dos contratos permite uma maior eficiência ao proporcionar o arquivamento centralizado e monitorado deles.
Quando ficam dispersos em mensagens de e-mail ou em documentos físicos, por maior que seja a competência no arquivamento, os riscos de extravios e a dificuldade de controle são drasticamente maiores.
Além disso, o arquivamento eletrônico é redundante, ou seja, não precisa estar em um único lugar, o que os protege em caso de acidentes.
5. Agilidade
Já com relação à agilidade, o ganho se reverte em diminuição de prazos nos processos de seleção de fornecedores, por exemplo. Com maior rapidez na execução dos procedimentos, em razão da automatização em si e da maior facilidade das atividades de gestão de contratos, a empresa ganha eficiência operacional e usufrui de todos os benefícios relacionados a ela.
Esse aspecto positivo evita pendências e imprevistos que, em muitos casos, pode comprometer prazos de entrega, de recebimento e de ordens de produção. Só para ter uma ideia, a troca física de contratos pode depender da eficiência dos serviços postais ou da disponibilidade de retirada ou entrega “em mãos”.
Além dos custos envolvidos, a agilidade é bastante prejudicada nesses casos e o impacto pode ocorrer em vários setores, se algum colaborador de um deles precisar se deslocar para buscar um contrato. Isso sem contar que ele pode precisar voltar se o documento tiver algum erro.
6. Controle
A gestão eficiente de documentos melhora o controle em todos os aspectos. Primeiro porque evita erros humanos, sempre presentes em algum percentual nos casos de procedimentos manuais.
Em segundo lugar porque, devido à centralização dos dados relativos aos contratos, todas as informações ficam disponíveis para consulta e monitoramento. Relatórios podem informar, por exemplo, sobre contratos pendentes e prazos vencidos, para que os responsáveis tomem as providências de regularização.
7. Compliance
A compliance é normalmente vista apenas como uma iniciativa que visa combater a corrupção nas organizações. Essa é uma função importante, mas essencialmente a compliance tem o objetivo de garantir a conformidade dos processos.
Nesse sentido, a gestão automatizada e sistêmica de contratos garante essas duas metas. Ela evita, por exemplo, que eventuais negociações e compras sejam efetuadas sem que os gestores saibam da eventual existência de contratos devidamente assinados e arquivados.
8. Diminuição de custos
Todos esses benefícios que listamos revertem na redução de custos. Ele ficou muito claro no primeiro tópico em razão da maior facilidade de levantamento do retorno sobre investimento, mas o ganho se dá desde a economia com papel, impressão e custos postais.
Do mesmo modo, ele pode ser percebido, embora seja mais difícil de medir, quando evita riscos, melhora a agilidade e adéqua à conformidade dos procedimentos, por exemplo.
Esperamos que, ao concluir a leitura deste post, tenhamos deixado claro que a falta ou a protelação da automatização na gestão de contratos gera prejuízos, ao impedir que a empresa usufrua dos ganhos que relacionamos.
O pior é que, uma vez que a organização tenha arcado com um incidente decorrente da falta de segurança, por exemplo, não será possível eliminar o prejuízo, mas apenas tomar medidas para recuperar o que foi perdido.
Por isso, cada dia sem uma solução de automatização dos contratos é abrir mão de ganhos disponíveis agora. Entre em contato com nossa equipe e receba todas as informações que você precisa.
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